Khi bên kia vi phạm một hợp đồng giấy tay hay thoả thuận qua tin nhắn, bạn cần gom được bốn nhóm chứng cứ: chứng cứ về nội dung đã thoả thuận, về phần bạn đã thực hiện, về việc bên kia không làm hoặc làm sai, và về thiệt hại bạn phải chịu. Thiếu một nhóm, lời đòi của bạn có một lỗ hổng mà bên kia sẽ tìm ra trước bạn.
Việc gom nên làm ngay khi thấy dấu hiệu trục trặc, trước cả khi nhắn tin trách móc. Lúc quan hệ còn êm, bên kia vẫn trả lời, vẫn thừa nhận những điều đã hứa; khi đã căng, nhiều người xoá tin nhắn, đổi tài khoản hoặc chối. Bài này hướng dẫn sắp xếp những thứ bạn đang có, cách bổ sung chỗ thiếu một cách hợp pháp, và cách giữ để chúng còn dùng được nếu phải nhờ hoà giải hay ra toà.
Bốn nhóm chứng cứ cần có
Một hợp đồng đời thường hiếm khi có đủ giấy tờ đẹp. Bảng dưới gợi ý nguồn có thể dùng cho từng nhóm, kể cả khi bạn không có hợp đồng ký tên.
| Nhóm | Cần chứng minh điều gì | Nguồn thường có | Nguồn bổ sung được |
|---|---|---|---|
| Nội dung thoả thuận | Hai bên đã hứa làm gì, giá bao nhiêu, hạn nào | Giấy viết tay, tin nhắn chốt, báo giá có xác nhận | Tin nhắn tóm tắt lại thoả thuận để bên kia xác nhận |
| Phần bạn đã làm | Bạn đã trả tiền, đã giao đồ, đã bàn giao mặt bằng | Biên nhận chuyển khoản, giấy nhận tiền, ảnh lúc bàn giao | Sao kê ngân hàng, lời xác nhận của người có mặt |
| Vi phạm của bên kia | Họ không làm, làm thiếu, làm sai, làm trễ | Ảnh, video hiện trạng có thời gian, tin nhắn khất hẹn | Biên bản ghi nhận có người làm chứng, vi bằng |
| Thiệt hại của bạn | Bạn mất bao nhiêu, vì sao mất | Hoá đơn sửa chữa, tiền thuê người khác làm tiếp | Báo giá của hai ba nơi khác, xác nhận thu nhập bị mất |
Mỗi nhóm nên có ít nhất một chứng cứ do chính bên kia tạo ra hoặc xác nhận: một tin nhắn của họ, một chữ ký của họ, một lời thừa nhận của họ. Chứng cứ do một mình bạn tạo ra, như ghi chép cá nhân, có giá trị thấp hơn khi bị phản bác.
Tin nhắn và cuộc trò chuyện trên mạng xã hội
Với hợp đồng giữa cá nhân ngày nay, phần lớn thoả thuận nằm trong các ứng dụng nhắn tin. Pháp luật tố tụng dân sự thừa nhận dữ liệu điện tử là một nguồn chứng cứ, nhưng toà sẽ xem xét nó có thật, có đầy đủ, có đúng người gửi hay không. Ảnh chụp màn hình rời rạc dễ bị cho là cắt ghép; một chuỗi trò chuyện liền mạch, còn nguyên trên thiết bị, có tên tài khoản và thời gian, thuyết phục hơn nhiều.
Cách giữ an toàn là làm nhiều lớp. Lớp thứ nhất: không xoá cuộc trò chuyện gốc và không đổi điện thoại khi chưa sao lưu. Lớp thứ hai: chụp màn hình theo thứ tự, mỗi ảnh chồng lên ảnh trước một vài dòng để thấy liền mạch, có hiện tên tài khoản và ngày giờ. Lớp thứ ba: dùng chức năng xuất hoặc sao lưu đoạn chat của ứng dụng nếu có, cất một bản ở nơi khác điện thoại.
Đừng chỉ giữ những đoạn có lợi. Bên kia cũng có bản của họ; nếu bạn trình ra một chuỗi bị lược mất đoạn mình nói nặng lời, sự tin cậy của toàn bộ chứng cứ sẽ bị nghi ngờ. Hãy giữ nguyên vẹn, rồi chuẩn bị sẵn lời giải thích cho những đoạn không đẹp.
Ghi âm, ảnh và video: dùng sao cho có giá trị
Ghi âm cuộc nói chuyện mình tham gia. Ghi lại cuộc nói chuyện giữa bạn và bên kia về chính hợp đồng của hai người thường được dùng làm nguồn chứng cứ. Khi nộp, người có bản ghi thường phải trình bày xuất xứ: ai ghi, ghi lúc nào, ở đâu, bằng thiết bị gì. Giữ bản gốc trên thiết bị, không cắt ghép, không chỉnh âm.
Không nghe lén chuyện của người khác. Đặt máy ghi âm lén để thu cuộc nói chuyện mà bạn không tham gia, hoặc đọc trộm tin nhắn của bên kia, là xâm phạm đời sống riêng tư và có thể bị xử lý. Chứng cứ thu thập trái pháp luật vừa có nguy cơ không được chấp nhận, vừa khiến bạn gặp rắc rối.
Ảnh hiện trạng phải có bối cảnh. Chụp hư hỏng cận cảnh rồi lùi ra chụp toàn cảnh để thấy vị trí. Nếu đo đạc, đặt thước vào khung hình. Giữ nguyên tệp gốc, vì tệp gốc thường chứa thông tin thời gian chụp, còn ảnh gửi qua ứng dụng nhắn tin thường bị nén và mất thông tin này.
Video quay một mạch. Một đoạn video quay liên tục, có lời nói rõ ngày hôm nay là ngày nào, đang ở đâu, đang ghi nhận điều gì, khó bị nghi ngờ hơn nhiều đoạn ngắn rời rạc.
Không đăng chứng cứ lên mạng. Đưa ảnh, ghi âm của bên kia lên mạng xã hội để mọi người phán xử không làm chứng cứ mạnh thêm, mà mở thêm một tranh chấp về danh dự và đời tư.
Lập dòng thời gian vụ việc
Dòng thời gian là bản đồ giúp bạn, người hoà giải hay luật sư hiểu câu chuyện trong năm phút. Nên làm trên một tờ giấy hoặc tệp ghi chú riêng.
- Ghi ngày hai bên bắt đầu thoả thuận và nội dung chốt cuối cùng, kèm chỉ dẫn chứng cứ, ví dụ "tin nhắn ngày 3, ảnh số 1–4".
- Ghi từng lần bạn thực hiện nghĩa vụ: ngày chuyển tiền, số tiền, ngày giao đồ, ai nhận.
- Ghi từng mốc bên kia lẽ ra phải làm và thực tế họ đã làm gì.
- Ghi từng lần bạn nhắc, bằng cách nào, họ trả lời ra sao.
- Ghi các khoản chi phát sinh vì vi phạm, kèm hoá đơn hoặc biên nhận.
- Đánh số mọi chứng cứ theo thứ tự xuất hiện trong dòng thời gian và cất chung một chỗ.
- Đọc lại để tìm khoảng trống: mốc nào chỉ có lời kể mà không có chứng cứ đi kèm, đó là chỗ cần bổ sung.
Ví dụ giả định: anh Lộc ở Huế thuê một người quen đóng bộ tủ bếp, ứng hai lần. Khi lập dòng thời gian, anh phát hiện lần ứng thứ hai đưa tiền mặt, không có giấy. Anh nhắn hỏi lại "anh xác nhận giúp em đã nhận đợt hai 8 triệu hôm 12 nhé" và người thợ trả lời "ừ, nhận rồi" — khoảng trống được lấp.
Bổ sung chứng cứ còn thiếu một cách hợp pháp
Cách bổ sung hiệu quả nhất thường là một tin nhắn tóm tắt gửi cho bên kia lúc quan hệ chưa vỡ hẳn. Viết bình thường, không gài bẫy: "Em ghi lại cho rõ: anh nhận làm cổng sắt, giá 15 triệu, em đã ứng 7 triệu, anh hẹn xong trước ngày 20. Anh xem có đúng không". Một câu "đúng rồi" hoặc thậm chí một lời đính chính một phần cũng đã xác nhận phần còn lại.
Với tiền đã đưa, sao kê ngân hàng là nguồn mạnh cho khoản chuyển khoản. Với tiền mặt, hãy tìm người có mặt lúc đưa tiền và nhờ họ viết lại ngắn gọn điều họ thấy, ghi rõ họ tên, nơi ở, ký tên. Lời khai của người làm chứng có giá trị hơn khi được ghi sớm, lúc trí nhớ còn rõ.
Với hiện trạng có thể thay đổi, như công trình bỏ dở sắp phải thuê người khác làm tiếp, hãy ghi nhận trước khi đụng vào. Mời bên kia đến cùng lập biên bản; họ không đến thì lập với người làm chứng là hàng xóm, trưởng thôn hoặc tổ trưởng tổ dân phố. Với việc quan trọng, nhiều người chọn nhờ thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận hiện trạng. Vi bằng không thay thế phán quyết của toà, nhưng là một nguồn chứng cứ được xem xét, và hữu ích khi hiện trạng sắp mất đi.
Chứng cứ về thiệt hại: nhóm hay bị bỏ quên
Người bị vi phạm thường dồn sức chứng minh bên kia sai mà quên chứng minh mình mất gì. Trong khi đó, không chứng minh được thiệt hại thì phần bồi thường gần như không có cơ sở. Nên giữ:
- Hoá đơn, biên nhận của mọi khoản chi phát sinh vì vi phạm: thuê thợ khác làm tiếp, mua vật tư thay thế, thuê xe khác, thuê chỗ ở tạm.
- Báo giá của hai ba nơi cho phần việc phải làm lại, để chứng minh khoản chi là hợp lý chứ không bị đội lên.
- Giấy tờ cho thấy thu nhập bị mất, như hợp đồng giao hàng với khách bị huỷ vì bạn không nhận được hàng đúng hạn, tin nhắn khách đòi lại tiền.
- Ảnh, video của tài sản bị hư hỏng trước và sau khi sửa, kèm giấy tờ sửa chữa.
- Ghi chép những việc bạn đã làm để hạn chế thiệt hại, như che chắn tạm, gọi thợ khác đến sớm, vì bên kia có thể cho rằng bạn để thiệt hại phình ra.
Mỗi khoản nên gắn với một mốc trong dòng thời gian, để người xem thấy ngay khoản chi đó phát sinh vì vi phạm nào, vào lúc nào.
Giữ chứng cứ cho đến khi xong việc
Chứng cứ giấy nên cất bản gốc ở một chỗ khô ráo, kín đáo, và chỉ đưa bản sao khi cần trao đổi. Đừng đưa bản gốc giấy viết tay cho bên kia "xem lại" hay cho người trung gian giữ hộ. Khi nhờ hoà giải, mang theo bản sao và chỉ trình bản gốc để đối chiếu tại chỗ.
Chứng cứ điện tử nên có ít nhất hai bản ở hai nơi: trên thiết bị gốc và trên một nơi lưu trữ khác. Ghi chú tên tệp theo số thứ tự của dòng thời gian để khi cần tìm là thấy ngay. Nếu đổi điện thoại, giữ máy cũ cho đến khi vụ việc khép lại, vì nhiều khi chính thiết bị gốc là thứ người ta muốn kiểm tra.
Nếu nhờ người khác giúp sắp xếp hồ sơ, như một người quen làm nghề luật hay tổ hoà giải, hãy đưa họ dòng thời gian kèm bản sao chứng cứ đánh số, không đưa cả chiếc điện thoại. Khi vụ việc đã kết thúc bằng thoả thuận hoặc bằng bản án, vẫn nên giữ bộ hồ sơ thêm một thời gian, vì bên kia có thể chưa thực hiện xong phần cam kết và bạn cần chứng minh lại từ đầu. Giữ gọn, giữ đủ, giữ ở hai nơi là ba nguyên tắc đơn giản nhất nhưng hay bị bỏ qua nhất.
Cuối cùng, hãy nhớ chứng cứ không chỉ để kiện. Phần lớn tranh chấp giữa cá nhân được giải quyết khi một bên nhìn thấy bên kia đã chuẩn bị đầy đủ. Một bộ chứng cứ gọn gàng, đặt lên bàn lúc ngồi lại nói chuyện, thường khiến người đang định chối đổi giọng sang thương lượng.
Câu hỏi thường gặp
Ảnh chụp màn hình tin nhắn có được toà chấp nhận không?
Ảnh chụp màn hình có thể được xem xét, nhưng dễ bị phản bác là cắt ghép nếu đứng một mình. Nên giữ thiết bị và đoạn trò chuyện gốc, chụp liền mạch có tên tài khoản và thời gian, và sẵn sàng trình bày xuất xứ của dữ liệu.
Bên kia đã xoá tin nhắn ở máy họ thì tin nhắn bên máy mình còn giá trị không?
Việc họ xoá ở phía họ không làm mất bản ở phía bạn. Đoạn trò chuyện trên máy bạn vẫn là nguồn chứng cứ. Điều quan trọng là bạn giữ nguyên, không xoá bớt và có bản sao lưu.
Đưa tiền mặt không có giấy thì chứng minh thế nào?
Tìm người có mặt lúc đưa tiền, tìm tin nhắn trước hoặc sau lần đưa có nhắc tới khoản tiền, và nhắn hỏi bên kia xác nhận đã nhận. Sổ ghi chép riêng có ích để nhớ, nhưng giá trị chứng minh thấp nếu không có gì khác đi kèm.
Có nên lập vi bằng cho mọi chuyện không?
Không cần. Vi bằng có chi phí và chỉ thật sự hữu ích khi hiện trạng sắp mất đi, khi bên kia không chịu cùng lập biên bản, hoặc khi giá trị tranh chấp đủ lớn. Việc nhỏ thì ảnh, video và người làm chứng thường đủ.
Người làm chứng là người thân của mình thì có được không?
Được, nhưng lời của người thân thường bị xem xét kỹ hơn vì có quan hệ lợi ích. Nếu có thể, nên có thêm một người làm chứng không thân thích với bên nào, như hàng xóm, tổ trưởng tổ dân phố.
Ghi âm cuộc gọi với bên kia có cần báo trước cho họ không?
Khi bạn là một bên của cuộc nói chuyện và ghi để giữ chứng cứ về chính giao dịch của mình, thực tế bản ghi thường được dùng làm nguồn chứng cứ. Điều cần tránh là ghi lén chuyện của người khác và phát tán bản ghi ra ngoài.