Thư yêu cầu thực hiện hợp đồng là văn bản bạn gửi cho bên vi phạm, nêu lại điều hai bên đã thoả thuận, chỉ ra phần họ chưa làm hoặc làm sai, yêu cầu họ khắc phục trong một hạn cụ thể, và báo trước bạn sẽ làm gì nếu quá hạn. Với hợp đồng giữa cá nhân, thư này có thể là giấy viết tay, văn bản đánh máy, thư điện tử hoặc một tin nhắn dài đủ ý; điều quan trọng là nội dung và dấu vết đã gửi.
Lá thư có hai công dụng. Thứ nhất, nó thường đủ để giải quyết việc: nhiều người chỉ chịu làm khi thấy bên kia nghiêm túc và có ghi chép. Thứ hai, nếu việc đi xa hơn, nó chứng minh bạn đã cho bên kia cơ hội, đã ra hạn hợp lý, và là căn cứ cho các quyền nặng hơn như huỷ bỏ hợp đồng khi họ chậm trễ. Bài này hướng dẫn bố cục, giọng văn, cách gửi và những câu nên tránh.
Khi nào nên gửi thư thay vì tiếp tục nhắn nhắc
Nhắn nhắc bình thường là bước đầu tiên và hợp lý. Nhưng sau hai ba lần bên kia hứa rồi để đó, hoặc im lặng, những tin nhắn kiểu "anh ơi bao giờ xong" bắt đầu mất tác dụng. Đó là lúc chuyển sang một văn bản có cấu trúc. Dấu hiệu nên chuyển: đã quá hạn thoả thuận mà không có lịch mới rõ ràng; bên kia trả lời lảng sang chuyện khác; bạn bắt đầu chịu thiệt hại thực tế; hoặc bạn đang cân nhắc huỷ hợp đồng, thuê người khác làm tiếp.
Thư cũng cần thiết khi bạn định dùng quyền huỷ vì chậm trễ. Bộ luật Dân sự 2015 cho phép bên có quyền yêu cầu bên chậm thực hiện làm trong một thời hạn hợp lý, quá hạn đó mà vẫn không làm thì được huỷ. Không có lời yêu cầu và thời hạn rõ ràng thì khó chứng minh bạn đã đi đúng bước này.
Ngược lại, chưa nên gửi thư khi chính bạn còn đang chậm phần mình, khi hai bên còn hiểu khác nhau về nội dung thoả thuận mà chưa trao đổi lần nào, hoặc khi chuyện chỉ chậm một hai ngày không gây thiệt hại. Một lá thư nghiêm trang gửi quá sớm có thể khiến bên kia tự ái và đẩy câu chuyện thành căng thẳng không cần thiết.
Bố cục một lá thư yêu cầu
Không có mẫu bắt buộc. Bảng dưới là các phần nên có, theo thứ tự, để người nhận đọc một lần là hiểu. Lá thư cho việc đời thường thường chỉ dài một trang.
| Phần | Nội dung | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thông tin hai bên | Họ tên, nơi ở hoặc số giấy tờ của người gửi và người nhận | Ghi đúng như trong thoả thuận nếu có |
| Thoả thuận ban đầu | Ngày thoả thuận, hình thức (giấy tay, tin nhắn), nội dung chính | Trích đúng câu chữ quan trọng, không diễn giải thêm |
| Phần bạn đã làm | Số tiền đã trả, đồ đã giao, ngày nào | Kèm chỉ dẫn chứng từ, ví dụ "chuyển khoản ngày 5" |
| Vi phạm của bên kia | Việc chưa làm, làm thiếu, làm sai, từ ngày nào | Mô tả sự việc, không gán động cơ |
| Yêu cầu cụ thể | Làm gì, đến mức nào, trong hạn nào | Hạn ghi bằng ngày cụ thể |
| Hệ quả nếu quá hạn | Bạn sẽ dùng quyền nào: huỷ hợp đồng, thuê người khác, đòi bồi thường | Chỉ nêu quyền hợp pháp |
| Mời liên hệ | Đề nghị gặp hoặc trả lời bằng văn bản | Thể hiện thiện chí thương lượng |
| Ngày gửi, chữ ký | Ngày tháng, họ tên, chữ ký người gửi | Giữ lại một bản giống hệt |
Phần "thoả thuận ban đầu" là phần dễ sai nhất. Nếu bạn viết lệch so với tin nhắn gốc, bên kia sẽ bám vào đó để nói bạn đòi thêm điều chưa từng thoả thuận.
Giọng văn: chắc chắn mà không gây hấn
Viết sự việc, không viết cảm xúc. "Đến ngày 20, phần sơn tường tầng hai vẫn chưa được làm" có sức nặng hơn "anh làm ăn vô trách nhiệm". Câu thứ nhất khó cãi; câu thứ hai mời một cuộc cãi nhau.
Không suy đoán động cơ. Tránh "anh cố tình lừa", "chị định quỵt". Bạn chưa biết chắc, và nếu sai thì chính lá thư thành chứng cứ bạn xúc phạm người khác.
Nêu hệ quả như một thông báo, không như lời doạ. Xưng hô tuỳ quan hệ giữa hai bên, nhưng phần hệ quả nên viết như một việc bạn sẽ làm theo quyền của mình, ví dụ "nếu đến ngày 30 phần việc chưa hoàn thành, bên thuê sẽ thuê người khác làm tiếp và đề nghị anh chịu phần chi phí chênh lệch". Đó là một quyền, không phải một lời đe.
Không nhắc tới người thân, nơi làm việc của bên kia. Câu như "nếu không làm sẽ báo cho cơ quan anh biết" biến lá thư thành công cụ gây áp lực ngoài hợp đồng, dễ bị coi là đe doạ.
Giữ cửa mở. Một câu như "nếu anh gặp khó khăn về tiến độ, mong anh báo lại để hai bên bàn lịch mới" không làm bạn yếu đi; nó cho thấy bạn hợp lý, điều rất có lợi nếu sau này có người thứ ba xem lại câu chuyện.
Ra hạn thế nào là hợp lý
Luật không cho một con số chung về "thời hạn hợp lý"; nó phụ thuộc vào khối lượng việc còn lại, tính chất công việc và mục đích của bạn. Phần việc còn hai ngày công thì cho thêm ba bốn ngày là hợp lý. Một khoản tiền còn thiếu mà bên kia đã hứa nhiều lần thì một tuần là phổ biến. Món đồ đặt làm riêng cần thêm vật liệu thì có thể cần vài tuần.
Cách kiểm tra đơn giản: nếu một người ngoài cuộc đọc lá thư, họ có thấy với hạn đó bên kia làm được nếu chịu làm không. Hạn quá ngắn, kiểu "trong 24 giờ phải hoàn thành cả phần mái", dễ bị xem như cái cớ để huỷ hợp đồng chứ không phải cơ hội thật để khắc phục.
Ngoại lệ là những việc gắn với một ngày cố định mà quá ngày đó thì hợp đồng mất ý nghĩa, như chụp ảnh đám cưới, may đồ cho một sự kiện, thuê xe cho một chuyến đi đã định. Với những việc này, khi mốc đã qua thì bạn không bắt buộc phải cho thêm hạn rồi mới được huỷ; lá thư lúc đó chủ yếu để thông báo huỷ và đề nghị hoàn trả.
Gửi thư sao cho chứng minh được bên kia đã nhận
Một lá thư hay mà không chứng minh được đã gửi tới thì giá trị giảm nhiều. Tuỳ quan hệ và mức độ căng, chọn một hoặc kết hợp vài cách:
- Gửi qua ứng dụng nhắn tin mà hai bên vẫn dùng: chụp lại màn hình có trạng thái đã xem hoặc lời trả lời. Đơn giản, nhanh, phù hợp khi bên kia vẫn đọc tin.
- Gửi thư điện tử nếu bên kia có địa chỉ thư từng dùng để trao đổi về việc này; giữ thư đã gửi trong hộp thư.
- Gửi qua bưu điện bằng dịch vụ có xác nhận người nhận, giữ biên lai và phiếu báo phát. Phù hợp khi bên kia im lặng hoặc đã chặn liên lạc.
- Trao tận tay, đề nghị người nhận ký vào bản lưu của bạn. Họ từ chối ký thì nhờ người làm chứng có mặt ghi nhận việc đã trao.
- Với việc lớn hoặc bên kia cố tình né, có người nhờ thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận việc giao văn bản.
- Giữ một bản giống hệt bản đã gửi, ghi chú ngày, cách gửi, và cất cùng bộ chứng cứ.
Gửi qua nhiều kênh cùng lúc không thừa khi bạn chuẩn bị dùng quyền huỷ hợp đồng: bên kia khó nói "không hề biết" nếu cùng nội dung đã tới cả tin nhắn lẫn bưu điện.
Những câu nên tránh trong thư yêu cầu
Lá thư sẽ được đọc lại nhiều lần, có khi bởi người hoà giải hoặc thẩm phán. Một câu viết lúc nóng có thể làm hỏng cả lá thư đúng về nội dung. Nên tránh:
- Câu buộc tội hình sự khi chưa có căn cứ, như "đây là hành vi lừa đảo", "sẽ báo công an bắt". Nếu thật sự có dấu hiệu chiếm đoạt, việc trình báo là chuyện riêng, không dùng làm đòn bẩy trong thư đòi.
- Đòi những khoản chưa từng thoả thuận, như tiền phạt khi hợp đồng không có điều khoản phạt, hay mức lãi tự đặt cao hơn mức luật cho phép.
- Gửi kèm ảnh nhà cửa, người thân của bên kia, hoặc nhắc rằng bạn biết họ đang ở đâu, làm gì. Dù không có ý doạ, người nhận có thể hiểu là đe doạ.
- Tuyên bố sẽ đăng câu chuyện lên mạng, gửi cho hội nhóm, hàng xóm. Đây là cách gây áp lực bằng danh dự, dễ thành tranh chấp mới.
- Hạn chót mơ hồ như "sớm nhất có thể", "trong vài ngày tới". Hạn không rõ thì không tạo ra mốc gì.
- Đính kèm bản gốc giấy viết tay hay hoá đơn. Chỉ gửi bản sao hoặc ảnh chụp.
Đọc lại lá thư như thể bạn là người nhận, rồi như thể bạn là người thứ ba công tâm. Câu nào khiến người thứ ba nhíu mày thì nên bỏ, kể cả khi nó đúng sự thật.
Sau khi gửi: đọc phản hồi và bước tiếp theo
Phản hồi có ba dạng. Bên kia thừa nhận và hẹn lịch mới: hãy ghi lại lịch đó bằng chữ, có thể bằng một tin nhắn xác nhận ngắn, và chuẩn bị một bản cam kết khắc phục nếu việc còn lớn. Bên kia phản bác nội dung, nói họ không hề hứa điều đó: hãy đối chiếu với chứng cứ, trả lời bằng chứng cứ chứ không bằng lời to tiếng. Bên kia im lặng đến hết hạn: đó là lúc bạn thực hiện điều đã báo trước, cũng bằng văn bản.
Điều quan trọng là giữ lời của chính mình. Nếu lá thư nói quá ngày 30 sẽ thuê người khác làm tiếp, mà đến ngày 30 bạn lại nhắn thêm một lời nhắc nữa, thì những lá thư sau sẽ không còn trọng lượng. Ngược lại, đừng làm điều gì nặng hơn những gì đã báo.
Nếu đến đây hai bên vẫn không gặp nhau, bước tiếp là thương lượng trực tiếp có biên bản, nhờ tổ hoà giải ở thôn, tổ dân phố, rồi mới tới việc cân nhắc khởi kiện. Lá thư yêu cầu và phản hồi của bên kia sẽ là những tài liệu đầu tiên mà người hoà giải hay toà muốn xem.
Câu hỏi thường gặp
Thư yêu cầu có cần công chứng hay đóng dấu không?
Không. Đây là văn bản của cá nhân gửi cá nhân, chỉ cần ghi rõ người gửi, người nhận, nội dung và chữ ký. Điều quan trọng là chứng minh được nội dung đã gửi và bên kia đã nhận.
Một tin nhắn dài có thay được thư yêu cầu không?
Với nhiều việc đời thường, có. Nếu tin nhắn có đủ các phần như thoả thuận, vi phạm, yêu cầu, hạn chót và hệ quả, và bên kia đã nhận được, thì nó làm được vai trò của thư. Khi bên kia đã chặn liên lạc hoặc việc lớn, nên gửi thêm thư giấy.
Có nên nhờ luật sư đứng tên gửi thư không?
Thư do luật sư gửi thường tạo sức nặng hơn và được soạn chặt hơn, phù hợp khi số tiền lớn hoặc bên kia coi thường lời nhắc của bạn. Với việc nhỏ, thư tự viết đúng mực thường đủ, và giữ được quan hệ tốt hơn.
Trong thư có được đòi luôn tiền bồi thường không?
Được, nếu bạn đã có thiệt hại cụ thể và chứng từ. Nên ghi tách bạch: yêu cầu khắc phục là một phần, đề nghị bồi thường là phần khác, kèm con số và căn cứ tính. Gộp lẫn dễ khiến bên kia từ chối cả hai.
Bên kia nhận thư rồi trả lời bằng lời lẽ xúc phạm thì sao?
Giữ nguyên tin nhắn đó, không đáp trả cùng giọng. Lời lẽ xúc phạm của họ không làm thay đổi nghĩa vụ trong hợp đồng, và việc bạn giữ bình tĩnh sẽ có lợi khi có người thứ ba xem lại câu chuyện.
Gửi thư rồi có làm thời hiệu khởi kiện tính lại không?
Thời hiệu có những quy tắc riêng về bắt đầu lại và tạm dừng, không đơn giản là gửi thư thì tính lại. Nếu vụ việc đã kéo dài, nên tìm hiểu kỹ quy định về thời hiệu thay vì dựa vào việc gửi thư.