Bộ luật Dân sự 2015 không bắt hợp đồng giữa hai cá nhân phải theo một mẫu nào. Luật chỉ liệt kê những nội dung các bên có thể thoả thuận: đối tượng, số lượng và chất lượng, giá và cách thanh toán, thời hạn – địa điểm – cách thực hiện, quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm khi vi phạm, cách giải quyết tranh chấp. Hợp đồng của bạn có đủ hay không là chuyện bạn tự trả lời bằng câu hỏi: nếu mai này hai bên cãi nhau, tờ giấy này có trả lời được không?
Phần lớn tranh chấp giữa người quen không đến từ chuyện ai gian, mà từ chỗ hai người nhớ khác nhau về một điều chưa từng viết ra. Bài này đi qua bố cục gọn cho một hợp đồng dân sự đời thường, lý do tồn tại của từng phần, và những chỗ người tự soạn hay bỏ trống. Đây là khung để bạn tự kiểm, không phải mẫu để chép.
Luật đòi gì và không đòi gì ở một hợp đồng
Điểm đầu tiên cần nắm: với đa số giao dịch giữa cá nhân, luật để các bên tự do về hình thức. Hợp đồng có thể bằng lời nói, bằng văn bản, bằng hành vi cụ thể. Chỉ một số loại việc luật buộc phải lập văn bản, hoặc văn bản có công chứng, chứng thực, như chuyển nhượng quyền sử dụng đất hay mua bán nhà ở. Với những loại đó, hình thức là điều kiện, không phải tuỳ chọn.
Điểm thứ hai: luật không có danh sách "điều khoản bắt buộc" cho hợp đồng dân sự thông thường. Danh sách nội dung trong Bộ luật Dân sự là danh sách gợi ý — các bên có thể thoả thuận. Thiếu một mục không làm hợp đồng mất giá trị; nhưng chỗ thiếu sẽ được lấp bằng quy định mặc định của luật hoặc bằng cách giải thích của người xử tranh chấp, và cách lấp đó có thể không giống điều bạn nghĩ lúc ký.
Vì vậy, câu hỏi đúng không phải "hợp đồng này đã đúng mẫu chưa" mà là "những điều quan trọng với mình đã được viết rõ chưa". Một tờ giấy tay một trang, ghi đúng và đủ những điều hai bên thật sự lo, thường có ích hơn bản mười trang tải về mà không ai đọc hết. Còn việc hợp đồng có hiệu lực từ lúc nào, khi nào bị vô hiệu là chuyện riêng — chỉ cần nhớ rằng nội dung trái luật hoặc ký khi bị lừa, bị ép thì viết kỹ đến đâu cũng không cứu được.
Bố cục gọn: tám phần và việc của từng phần
Bảng dưới là thứ tự hay dùng. Không bắt buộc đúng thứ tự này, nhưng đi theo nó giúp người đọc lần sau tìm nhanh.
| Phần | Trả lời câu hỏi gì | Hay thiếu chỗ nào |
|---|---|---|
| Tên hợp đồng, ngày và nơi lập | Đây là giấy gì, lập khi nào, ở đâu | Chỉ ghi "giấy thoả thuận", không rõ là mua bán, thuê hay cho mượn |
| Các bên | Ai với ai, có đúng là người có quyền ký không | Thiếu số giấy tờ tuỳ thân, thiếu người đồng sở hữu |
| Đối tượng | Giao cái gì hoặc làm việc gì | Mô tả chung chung, không đủ để phân biệt với vật khác |
| Giá và thanh toán | Bao nhiêu, trả mấy đợt, trả bằng cách nào | Không ghi đợt trả gắn với mốc nào |
| Thời hạn, địa điểm, cách thực hiện | Khi nào, ở đâu, giao nhận ra sao | Ghi "sớm nhất có thể", "khi nào xong" |
| Quyền và nghĩa vụ riêng | Ai lo việc gì ngoài chuyện giao và trả | Ai chịu chi phí phát sinh, ai giữ giấy tờ |
| Vi phạm và chấm dứt | Chậm, hỏng, bỏ ngang thì sao | Không có cách tính bồi thường hay quyền chấm dứt |
| Giải quyết bất đồng, chữ ký | Cãi nhau thì làm gì trước; ai ký, mấy bản | Không ghi số bản, mỗi bên giữ mấy bản |
Tám phần nghe nhiều, nhưng với giao dịch nhỏ, mỗi phần có khi chỉ một hai câu. Điều cần tránh là bỏ hẳn một phần chỉ vì "chỗ quen biết, chắc không sao". Phần bị bỏ thường chính là phần sau này gây chuyện.
Phần mở đầu: tên giấy, ngày, nơi lập và lý do
Gọi đúng tên giao dịch. Ghi rõ "hợp đồng mua bán", "hợp đồng thuê", "hợp đồng cho mượn" thay vì "giấy thoả thuận" trống không. Tên gọi không quyết định bản chất, nhưng nó cho thấy ý chí ban đầu của hai bên. Một tờ "giấy nhận tiền" mà thực chất là bán đồ dễ bị hiểu thành vay tiền, và ngược lại.
Ngày lập là ngày thật. Ghi ngày, tháng, năm hai bên thực sự ký. Nếu muốn các nghĩa vụ bắt đầu từ một ngày khác, ghi riêng một dòng về ngày bắt đầu thực hiện, đừng sửa ngày ký. Ghi ngày ký không đúng sự thật là nguồn rắc rối riêng, nhất là khi có bên thứ ba liên quan.
Nơi lập. Ghi tên xã, phường và tỉnh, thành nơi ký theo đơn vị hành chính hiện hành. Thông tin này nhỏ nhưng có ích khi cần xác định sự việc diễn ra ở đâu.
Một đoạn bối cảnh ngắn. Hai ba dòng nói vì sao có giao dịch này: "bên A có chiếc máy cày đang không dùng tới, bên B cần thuê trong vụ mùa". Đoạn này không bắt buộc, nhưng khi có điều khoản viết chưa rõ, người đọc sau sẽ dựa vào mục đích chung của hai bên để hiểu. Luật cũng đặt nguyên tắc giải thích hợp đồng theo ý chí chung của các bên chứ không chỉ theo câu chữ.
Phần lõi: đối tượng, giá, thời hạn — ba chỗ phải cụ thể nhất
Đối tượng là thứ được giao hoặc việc được làm. Viết sao cho một người lạ đọc xong, đến tận nơi, chỉ ra đúng vật đó. Với đồ vật: chủng loại, đặc điểm nhận dạng, tình trạng lúc giao. Với công việc: làm gì, đến mức nào thì coi là xong. Bài riêng trong chuyên mục này đi sâu vào cách mô tả; ở đây chỉ nhấn rằng đây là phần đáng tốn chữ nhất.
Giá ghi bằng số và bằng chữ, đơn vị là đồng Việt Nam. Ghi rõ giá đã gồm những gì: công vận chuyển, phí sang tên, vật tư. Nếu trả nhiều đợt, mỗi đợt gắn với một mốc kiểm chứng được — ngày cụ thể hoặc sự kiện cụ thể như "khi giao xong máy", không gắn với cảm giác "khi thấy ổn".
Thời hạn trả lời ba câu: bắt đầu khi nào, kết thúc hoặc hoàn thành khi nào, và nếu một bên chậm thì sao. Thời hạn mập mờ như "trong thời gian sớm nhất" hầu như không giúp ai đòi được gì. Các quy tắc tính thời hạn và thời hiệu có chuyên mục riêng trong cụm; trong hợp đồng, việc của bạn chỉ là ghi ngày cụ thể.
Ba phần này là chỗ hai bên hay "để nói miệng sau". Nếu chưa thống nhất được, đừng ký vội. Một hợp đồng ký khi giá hoặc đối tượng còn bỏ ngỏ là hợp đồng chờ cãi nhau.
Phần bảo vệ: khi có chuyện thì sao
Phần này người tự soạn hay bỏ vì ngại — cảm giác viết ra là "nghĩ xấu cho nhau". Thực ra nó giúp cả hai bên biết trước luật chơi, nên cãi nhau ít hơn. Những mục nên có:
- Khi một bên chậm: chậm bao lâu thì bên kia được nhắc, được tạm ngừng phần việc của mình, hoặc được chấm dứt.
- Khi đồ hỏng, mất trong lúc đang thực hiện: ai chịu, tính từ thời điểm nào. Với mua bán, mốc chuyển rủi ro thường gắn với lúc giao.
- Phạt vi phạm và bồi thường: nếu muốn có phạt, phải thoả thuận rõ; không thoả thuận thì không có phạt, chỉ còn bồi thường thiệt hại thực tế và phải chứng minh được. Chi tiết về mức phạt thuộc chuyên mục điều khoản hay bẫy.
- Chấm dứt trước hạn: bên nào được chấm dứt, báo trước bao lâu, tiền đã trả xử lý ra sao.
- Giải quyết bất đồng: thương lượng trước, có thể nhờ hoà giải ở cơ sở hoặc người cả hai tin, sau đó mới tới toà án. Ghi vậy không làm mất quyền khởi kiện, chỉ đặt thứ tự.
Không cần viết dài. Mỗi mục một hai câu, viết bằng lời thường, là đủ để sau này hai bên không thể nói "không hề biết".
Phần cuối: chữ ký, số bản và giấy tờ kèm theo
Phần cuối quyết định tờ giấy có chứng minh được hay không. Thứ tự nên làm:
- Ghi số bản lập và mỗi bên giữ mấy bản, các bản có giá trị như nhau.
- Liệt kê giấy tờ kèm theo nếu có: biên bản bàn giao, ảnh chụp tình trạng, bản sao giấy tờ tài sản. Ghi rõ đó là một phần của hợp đồng.
- Mỗi bên tự tay ký và ghi rõ họ tên dưới chữ ký. Người không ký được thì điểm chỉ và nên có người làm chứng.
- Hợp đồng nhiều trang thì đánh số trang và mỗi bên ký nháy từng trang để tránh tráo trang.
- Đọc lại toàn bộ trước khi ký, sửa ngay chỗ sai rồi in hoặc viết lại bản sạch, không để tẩy xoá.
- Hai bên giữ bản gốc ở nơi an toàn, chụp lại toàn bộ các trang ngay sau khi ký.
Các bước về ký nhiều trang, cất giữ bản gốc, người không biết chữ ký hợp đồng đều có bài riêng trong chuyên mục để bạn đọc tiếp khi cần.
Những lỗi bố cục hay gặp ở giấy tay
Gộp nhiều giao dịch vào một tờ. Ví dụ giả định: một tờ giấy vừa ghi bán chiếc máy xay, vừa ghi cho mượn tiền mua phụ tùng, vừa hẹn làm chung một mùa. Khi một phần trục trặc, rất khó tách phần nào còn ràng buộc. Mỗi giao dịch nên có tờ riêng, hoặc chia mục rõ ràng.
Dùng từ có hai nghĩa. "Bên B giữ máy" — giữ là mượn, thuê hay nhận cầm? "Tiền cọc" hay "tiền trả trước"? Hai khoản này có hệ quả rất khác nhau khi một bên bỏ cuộc. Chọn đúng một từ và dùng nhất quán cả tờ.
Viết điều khoản chỉ có lợi cho người soạn. Bên kia có thể vẫn ký, nhưng điều khoản bất cân xứng quá mức dễ bị tranh cãi về sau, và người soạn sẵn thường phải chịu cách hiểu bất lợi khi câu chữ không rõ.
Không ghi ai giữ bản nào. Chỉ một bên giữ bản duy nhất thì bên kia gần như không có gì trong tay. Luôn lập ít nhất hai bản có chữ ký gốc.
Chép mẫu mà không sửa. Mẫu trên mạng thường có điều khoản không hợp với việc của bạn, thậm chí của loại hợp đồng khác. Đọc từng dòng, câu nào không hiểu thì bỏ hoặc hỏi lại trước khi ký.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng viết tay có cần đủ tám phần như bài nêu không?
Không bắt buộc. Tám phần là khung để tự kiểm. Với việc nhỏ như bán một chiếc tủ cũ, vài dòng về hai bên, món đồ, giá, ngày giao và chữ ký là đủ. Việc càng lớn, kéo dài càng lâu thì càng nên viết đủ phần về vi phạm và chấm dứt.
Thiếu điều khoản giải quyết tranh chấp thì hợp đồng có vô hiệu không?
Không. Thiếu điều khoản này hợp đồng vẫn có giá trị. Khi có bất đồng, các bên vẫn có thể thương lượng, nhờ hoà giải hoặc khởi kiện tại toà án có thẩm quyền theo quy định chung. Điều khoản này chủ yếu giúp hai bên thống nhất thứ tự xử lý từ trước.
Có cần ghi căn cứ pháp luật ở đầu hợp đồng không?
Không bắt buộc. Nhiều mẫu mở đầu bằng một loạt "căn cứ" luật, nghị định. Với hợp đồng giữa cá nhân, phần này không thêm giá trị pháp lý, lại dễ dẫn văn bản đã hết hiệu lực. Nếu muốn ghi, chỉ cần nêu Bộ luật Dân sự là đủ.
Viết tay hay đánh máy thì tốt hơn?
Cả hai đều được. Viết tay khó bị nghi là in sẵn rồi chèn trang, nhưng dễ khó đọc. Đánh máy rõ ràng, dễ sửa trước khi ký. Điều quan trọng là chữ ký gốc của các bên, không tẩy xoá, và mỗi bên giữ một bản như nhau.
Hợp đồng không ghi giá thì có giá trị không?
Tuỳ loại. Với mua bán, nếu không thoả thuận giá, luật có cơ chế xác định theo giá thị trường ở nơi và lúc giao kết. Nhưng dựa vào cơ chế đó là tự chuốc tranh cãi. Với giao dịch có tiền, luôn ghi giá cụ thể bằng số và chữ.
Khi nào nên nhờ người có chuyên môn soạn thay vì tự viết?
Khi giá trị lớn so với khả năng chịu thiệt của bạn, khi giao dịch kéo dài nhiều tháng, có nhiều bên, hoặc liên quan nhà đất, góp vốn làm ăn. Khi đó tốn một buổi tư vấn thường rẻ hơn nhiều so với một vụ tranh chấp.