Đối tượng hợp đồng phải được mô tả đủ để một người ngoài cuộc, đọc tờ giấy rồi đến tận nơi, chỉ ra đúng món đồ hoặc biết chính xác việc phải làm đến đâu. Với tài sản: loại gì, đặc điểm nhận dạng, số lượng, tình trạng lúc giao, đồ đi kèm. Với công việc: làm gì, dùng vật liệu của ai, đến mức nào thì coi là xong, cái gì không nằm trong phạm vi.
Trong các hợp đồng tự soạn giữa cá nhân, phần này thường chỉ có một dòng: "bán một chiếc máy cắt cỏ", "sửa lại mái nhà". Khi mọi việc suôn sẻ, một dòng là đủ. Khi máy trả về thiếu lưỡi cắt, hay mái sửa xong vẫn dột ở góc khác, một dòng đó không giúp ai phân xử. Bài dưới đây chỉ cách viết phần đối tượng cho từng loại giao dịch hay gặp.
Vì sao đối tượng là phần đáng tốn chữ nhất
Mọi điều khoản khác — giá, thời hạn, phạt — đều xoay quanh đối tượng. Giá là giá của cái gì; chậm là chậm giao cái gì; hỏng là hỏng so với trạng thái nào. Nếu đối tượng mơ hồ, những điều khoản còn lại mất điểm tựa.
Luật cũng đòi hỏi đối tượng phải xác định được. Tài sản đem giao dịch phải là thứ được phép giao dịch; công việc phải thực hiện được và không trái luật. Nếu không xác định được đối tượng, việc chứng minh hai bên đã thống nhất về điều gì trở nên rất khó.
Còn một lý do thực tế: người viết hợp đồng thường là người hiểu món đồ hoặc công việc rõ nhất. Họ viết tắt vì thấy hiển nhiên. Người kia, hoặc người phân xử sau này, không có cái "hiển nhiên" đó trong đầu. Viết cho người không biết gì là cách tốt nhất để viết đủ. Một phép thử đơn giản: đưa phần mô tả cho người thứ ba trong nhà đọc, hỏi họ hình dung món đồ hay công việc ra sao; nếu hình dung của họ khác bạn, phần mô tả còn thiếu.
Đối tượng phải được phép giao dịch và thuộc quyền bên giao
Mô tả kỹ đến đâu cũng vô ích nếu bản thân món đồ không được đem ra giao dịch, hoặc người giao không có quyền với nó. Trước khi viết phần đối tượng, nên tự hỏi hai câu.
Câu thứ nhất: món đồ hay công việc này có bị pháp luật cấm hoặc hạn chế không. Một số loại hàng chỉ được mua bán khi có điều kiện riêng, như động vật hoang dã thuộc danh mục bảo vệ, thuốc, vật liệu nổ, hàng không rõ nguồn gốc. Với những thứ đó, hợp đồng giữa hai cá nhân không hợp thức hoá được gì, và người mua có thể mất cả tiền lẫn hàng. Hợp đồng có đối tượng bị cấm thì thuộc diện vô hiệu — chuyên đề hợp đồng vô hiệu có site riêng trong cụm.
Câu thứ hai: bên giao có đúng là chủ, hoặc có quyền cho thuê, cho mượn món đồ không. Tài sản đang cầm cố, đang thế chấp, đang bị kê biên, hoặc đang là tài sản chung chưa chia đều có thể khiến giao dịch bị phản đối. Hỏi thẳng, xem giấy tờ, và ghi vào hợp đồng một câu cam kết của bên giao rằng tài sản thuộc quyền của mình và không bị tranh chấp, cầm cố tại thời điểm ký. Câu cam kết không thay được việc kiểm tra, nhưng nếu sau này lời cam kết sai, nó là căn cứ để đòi bồi thường.
Mô tả đồ vật: những dòng nên có theo loại
Bảng dưới gợi ý thông tin nhận dạng cho vài loại tài sản hay được mua bán, cho thuê, cho mượn giữa cá nhân. Không cần ghi hết, nhưng càng giá trị càng nên đủ.
| Loại tài sản | Thông tin nhận dạng | Tình trạng nên ghi |
|---|---|---|
| Xe, máy nông nghiệp, máy xây dựng | Hãng, đời, màu, số khung, số máy, biển số nếu có | Số giờ chạy hoặc số cây số, vết móp, bộ phận đã thay |
| Điện thoại, máy tính, máy ảnh | Hãng, dòng máy, dung lượng, số sê-ri hoặc số nhận dạng thiết bị | Pin, màn hình, vết xước, phụ kiện đi kèm, tài khoản đã đăng xuất chưa |
| Đồ gia dụng, nội thất | Loại, kích thước, chất liệu, ảnh chụp | Vết hỏng, bộ phận thiếu, lắp đặt hay không |
| Vật nuôi, cây giống | Giống, tuổi hoặc kích thước, số lượng, dấu hiệu riêng | Tình trạng sức khoẻ lúc giao, giấy tờ kiểm dịch nếu có |
| Nông sản, hàng theo lô | Loại, số lượng, đơn vị tính, cách cân đo | Độ khô, độ tươi, tỷ lệ hao hụt chấp nhận được |
Ảnh chụp là phần bổ trợ rất mạnh. Chụp nhiều góc, có cả chi tiết dễ tranh cãi như vết xước, số sê-ri, đồng hồ đo giờ máy; in ra hoặc lưu kèm, ghi trong hợp đồng rằng ảnh là một phần của hợp đồng và hai bên đã xem.
Tình trạng lúc giao: viết điều mình thấy, không viết điều mình mong
Mô tả bằng sự kiện, không bằng nhận xét. Viết "màn hình có vết nứt dài ở góc trên bên phải" thay vì "máy còn đẹp". Nhận xét như "còn tốt", "như mới" ai cũng hiểu một kiểu; sự kiện thì ít cãi được.
Ghi cả cái đã kiểm và cái chưa kiểm. Nếu chưa thử chức năng nào đó — chẳng hạn chưa chạy máy bơm có tải — ghi rõ "chưa thử". Như vậy về sau không ai nói rằng bên kia đã xác nhận máy chạy tốt ở mọi chế độ.
Đồ đi kèm liệt kê từng món. Sạc, dây, hộp, chìa khoá phụ, sổ bảo hành, dụng cụ tháo lắp. Một dòng "đầy đủ phụ kiện" sẽ thành câu hỏi "đầy đủ là những gì".
Khuyết tật đã biết phải nói ra. Người bán, người cho thuê biết món đồ có lỗi mà giấu thì gánh rủi ro lớn hơn nhiều so với nói thẳng. Ghi lỗi vào hợp đồng vừa trung thực vừa bảo vệ chính người ghi.
Biên bản bàn giao ghi tình trạng thật lúc giao. Nếu ký hợp đồng trước, giao sau vài ngày, tình trạng có thể đổi. Lúc giao, hai bên lập thêm vài dòng xác nhận tình trạng thực tế, có chữ ký và ngày giờ.
Mô tả công việc: phạm vi, vật liệu và mức coi là xong
Hợp đồng thuê thợ, thuê dịch vụ cá nhân hay hỏng ở chỗ phạm vi. "Sửa mái nhà" có gồm thay xà gồ mục không? Có chống thấm phần tường tiếp giáp không? Dọn vật liệu cũ đi đâu? Viết phạm vi theo hai cột trong đầu: việc nằm trong giá, và việc không nằm trong giá. Cột thứ hai quan trọng không kém cột thứ nhất.
Vật liệu do ai cung cấp phải rõ. Nếu chủ nhà mua vật liệu, thợ chỉ làm công, thì hư hỏng do vật liệu kém không phải lỗi của thợ, trừ khi thợ thấy rõ vật liệu không dùng được mà vẫn làm. Nếu thợ bao vật liệu, ghi chủng loại, quy cách hoặc ít nhất mức chất lượng tối thiểu để tránh chuyện "thay bằng loại rẻ hơn".
Mức coi là xong — hay tiêu chí nghiệm thu — nên viết bằng những thứ kiểm được: "mưa to không dột ở khu vực đã sửa trong thời gian bảo hành", "ảnh cưới giao đủ số lượng đã chọn, kích thước tệp như thoả thuận", "học sinh học đủ số buổi". Tránh tiêu chí như "chủ nhà hài lòng", vì nó đặt hết quyền phán xét vào một bên.
Chuyên mục thuê thợ và dịch vụ cá nhân có bài riêng về nghiệm thu, ứng tiền theo đợt và khi thợ bỏ dở. Ở đây chỉ nhấn: tiêu chí nghiệm thu là một phần của mô tả công việc, không phải một chuyện tính sau.
Những cụm từ nên tránh khi mô tả đối tượng
Một số cụm từ rất hay xuất hiện trong giấy tay nhưng gần như không giúp gì khi có tranh chấp:
- "Như hiện trạng" mà không mô tả hiện trạng là gì. Cụm này chỉ có nghĩa khi đi kèm danh sách tình trạng hoặc ảnh.
- "Hàng loại một", "hàng tốt" mà không có tiêu chí phân loại. Với nông sản, ghi cụ thể kích cỡ, độ ẩm, tỷ lệ lẫn tạp.
- "Và các việc liên quan" trong mô tả công việc. Cụm này mở cửa cho mọi đòi hỏi thêm, hoặc mọi lần từ chối.
- "Khoảng", "tầm" khi nói số lượng. Nếu thật sự chưa biết chính xác, ghi khoảng dung sai cho phép và cách xử lý phần chênh.
- "Theo mẫu đã xem" mà không giữ mẫu. Nếu dựa vào mẫu, chụp ảnh mẫu hoặc để mỗi bên giữ một phần mẫu.
Cách sửa chung: mỗi khi viết một tính từ, hỏi lại "đo bằng gì". Nếu không trả lời được, thay bằng con số, ảnh, hoặc mô tả cụ thể.
Với những thứ thật sự khó đo — màu sơn, độ hoàn thiện mặt gỗ, kiểu dáng đồ may — cách chắc nhất là chọn một mẫu đối chứng mà hai bên cùng giữ hoặc cùng chụp lại: một miếng gỗ đã sơn thử, một tấm ảnh kiểu áo, một mẫu vải. Khi nghiệm thu, so sản phẩm với mẫu thay vì so với trí nhớ của mỗi người.
Ví dụ giả định: một dòng và năm dòng
Anh Phúc ở Đắk Lắk bán cho anh Hoà một chiếc máy phun thuốc đeo vai đã dùng hai mùa. Bản đầu chỉ ghi: "Bán một máy phun thuốc cũ, giá đã thoả thuận". Ba tuần sau anh Hoà báo máy rò ở khớp nối và thiếu một vòi phun. Anh Phúc nói lúc giao máy vẫn tốt và vòi đó chưa bao giờ đi kèm. Không ai chứng minh được gì.
Bản viết lại cho tình huống tương tự có năm dòng: hãng và dòng máy; đã dùng khoảng hai mùa; lúc giao đã chạy thử với nước sạch mười phút, không rò; đi kèm một vòi phun và một bộ dây đeo, không có vòi phụ; hai bên đã xem ảnh chụp bốn góc lưu trong điện thoại của cả hai. Với năm dòng này, câu hỏi "lúc giao máy ra sao" đã có câu trả lời.
Năm dòng không làm giao dịch rườm rà hơn bao nhiêu. Chúng chỉ biến những điều hai bên đã thấy tận mắt thành chữ, trước khi trí nhớ mỗi người bắt đầu khác nhau.
Câu hỏi thường gặp
Có cần ghi số khung, số máy khi bán máy móc giữa cá nhân không?
Nên ghi nếu máy có những số đó. Chúng giúp xác định chính xác món đồ, tránh chuyện tráo máy, và hữu ích nếu sau này phát hiện máy có nguồn gốc không rõ ràng. Với xe có đăng ký, việc sang tên còn có thủ tục riêng.
Đính kèm ảnh vào hợp đồng thế nào cho có giá trị?
In ảnh ra, hai bên ký hoặc ký nháy lên từng tờ ảnh, ghi trong hợp đồng rằng phụ lục ảnh là một phần của hợp đồng. Nếu lưu điện tử, gửi ảnh qua kênh nhắn tin cho nhau ngay lúc ký để cả hai cùng có bản lưu có thời điểm.
Công việc phát sinh ngoài phạm vi thì xử lý thế nào?
Thoả thuận riêng trước khi làm, ghi ngắn bằng văn bản hoặc tin nhắn: việc gì, thêm bao nhiêu tiền, thêm bao nhiêu ngày. Làm trước rồi tính sau là nguồn tranh cãi phổ biến nhất trong hợp đồng thuê thợ.
Mua đồ theo hiện trạng thì sau này có đòi được gì không?
Nếu hợp đồng mô tả rõ hiện trạng và bạn đã xem, khả năng đòi về những lỗi đã ghi gần như không còn. Với lỗi ẩn mà người bán biết nhưng không nói, vẫn có cơ sở để yêu cầu. Chuyên mục mua bán giữa cá nhân có bài riêng về hàng có khuyết tật.
Mô tả công việc dạy kèm, chụp ảnh thì ghi những gì?
Ghi số buổi hoặc số giờ, nội dung chính, địa điểm, cách đổi lịch; với chụp ảnh là số giờ chụp, số ảnh chỉnh sửa, định dạng và thời hạn giao, ai giữ bản gốc. Những thứ đếm được nên ghi thành con số.
Có nên mô tả quá chi tiết làm hợp đồng dài và khó đọc không?
Chi tiết nên dồn vào phụ lục hoặc biên bản tình trạng, phần thân giữ gọn. Như vậy người đọc thấy ngay điều chính, còn khi cần đối chiếu thì đã có phụ lục. Độ dài vừa phải tuỳ giá trị và độ phức tạp của giao dịch.