Phần các bên trong hợp đồng cần đủ để xác định đúng một con người: họ tên đầy đủ, ngày sinh, số định danh cá nhân hoặc số giấy tờ tuỳ thân, nơi cư trú theo đơn vị hành chính hiện hành, và tư cách ký — ký cho chính mình, cùng với người đồng sở hữu, hay thay mặt người khác. Thiếu những thông tin này, tờ giấy vẫn có thể có giá trị, nhưng khi cần đòi, bạn sẽ mất công chứng minh "người ký là ai".
Từ giữa năm 2025, địa chỉ của rất nhiều người đã đổi tên do sắp xếp đơn vị hành chính: còn 34 tỉnh, thành phố, không còn cấp huyện. Bài này hướng dẫn ghi phần các bên cho chắc trong bối cảnh đó, và cách kiểm xem người đang ngồi trước mặt có thật sự có quyền ký hay không.
Những dòng tối thiểu cho mỗi bên là cá nhân
Mỗi bên là cá nhân nên có các dòng sau, ghi đúng như trên giấy tờ tuỳ thân:
- Họ và tên đầy đủ, có dấu, đúng thứ tự. Tên viết tắt hoặc tên gọi ở nhà để trong ngoặc nếu cần.
- Ngày sinh. Giúp phân biệt người trùng tên, và cho thấy người ký đã đủ tuổi tự mình giao dịch hay chưa.
- Số định danh cá nhân (in trên thẻ căn cước, căn cước công dân) hoặc số hộ chiếu với người nước ngoài; kèm ngày cấp, nơi cấp nếu muốn chặt hơn.
- Nơi cư trú theo tên xã, phường và tỉnh, thành hiện hành. Có thể thêm địa chỉ liên lạc nếu khác nơi cư trú.
- Cách liên lạc mà hai bên thống nhất dùng để gửi thông báo: địa chỉ nhận thư, hộp thư điện tử, tài khoản nhắn tin. Không cần in số điện thoại công khai nếu ngại, nhưng nên ghi kênh nào được coi là kênh thông báo chính thức.
- Tư cách ký: tự mình, cùng với ai, hoặc theo giấy uỷ quyền nào.
Nếu một bên là hộ kinh doanh, ghi thêm tên hộ và thông tin đăng ký, nhưng người ký vẫn là cá nhân chủ hộ hoặc người được uỷ quyền. Nếu một bên là công ty, cần thông tin doanh nghiệp và người đại diện — trường hợp này đã ra khỏi phạm vi hợp đồng giữa cá nhân với nhau.
Căn cước, căn cước công dân, chứng minh thư: ghi loại nào
Từ ngày 1/7/2024, Luật Căn cước có hiệu lực, thẻ cấp mới gọi là thẻ căn cước. Thẻ căn cước công dân cấp trước đó vẫn dùng được đến hết thời hạn ghi trên thẻ. Chứng minh nhân dân cũ thì đã hết dùng theo lộ trình chuyển đổi. Điểm chung của các loại thẻ mới là số định danh cá nhân 12 chữ số — đây là dòng nên ghi vào hợp đồng vì nó gắn với một người duy nhất và không đổi khi đổi thẻ.
Nếu bên kia chỉ đưa ra một giấy tờ cũ, hoặc chỉ đọc số qua lời nói, đó là tín hiệu nên dừng lại kiểm. Cách đơn giản: hai bên cùng đặt thẻ lên bàn, đối chiếu ảnh và thông tin, ghi số trực tiếp từ thẻ. Không nên chụp ảnh hai mặt thẻ của người khác rồi lưu tràn lan, vì đó là dữ liệu cá nhân; nếu cần lưu, nên được sự đồng ý và chỉ lưu cùng hợp đồng.
Một lỗi nhỏ nhưng hay gặp: chép nhầm một chữ số. Sau này đối chiếu, số trên hợp đồng không khớp ai cả. Đọc chéo — người này đọc, người kia nhìn thẻ — tốn nửa phút nhưng tránh được lỗi này.
Ghi địa chỉ khi tên xã, tỉnh đã đổi sau 1/7/2025
Từ 1/7/2025, chính quyền địa phương còn hai cấp là tỉnh và xã; nhiều tỉnh, xã đã được nhập và đổi tên. Giấy tờ tuỳ thân của nhiều người vẫn in địa chỉ cũ. Điều này không làm giấy tờ mất giá trị, nhưng tạo một khoảng lệch khi ghi vào hợp đồng.
Cách ghi an toàn: ghi địa chỉ theo tên đơn vị hành chính hiện hành, rồi trong ngoặc ghi địa chỉ cũ như trên giấy tờ. Ví dụ giả định: "thôn Đông, xã X, tỉnh Y (trước đây là xã Z, huyện W, tỉnh V)". Như vậy người đọc sau vừa tìm được nơi đó trên bản đồ hành chính mới, vừa đối chiếu được với giấy tờ cũ.
Nếu không chắc tên mới, đừng đoán. Hỏi người bên kia, hỏi công an hoặc uỷ ban cấp xã nơi cư trú, hoặc tra trên ứng dụng định danh điện tử nơi thông tin cư trú được cập nhật. Ghi sai tên mới còn khó xử hơn ghi đúng tên cũ có chú thích.
Với địa chỉ của tài sản — như mảnh đất cho thuê trồng trọt, nơi đặt chiếc máy bơm — cũng ghi theo cùng cách: tên hiện hành trước, tên cũ trong ngoặc.
Người ngồi trước mặt có quyền ký không
Tài sản đứng tên ai? Với tài sản có đăng ký như xe, nhà đất, người có quyền định đoạt là người đứng tên, hoặc những người đồng sở hữu. Người đang sử dụng chưa chắc là chủ. Với đồ không đăng ký, hỏi nguồn gốc và giấy tờ mua; câu trả lời ngập ngừng là tín hiệu nên thận trọng.
Có phải tài sản chung vợ chồng không? Theo Luật Hôn nhân và gia đình, việc định đoạt tài sản chung là bất động sản, động sản phải đăng ký quyền sở hữu, hoặc tài sản đang tạo ra nguồn thu nhập chủ yếu của gia đình cần có thoả thuận bằng văn bản của cả hai vợ chồng. Khi bán hoặc cho thuê dài những thứ như vậy, nên để cả hai cùng ký hoặc có văn bản đồng ý của người còn lại.
Có ai khác cùng sở hữu? Tài sản anh em cùng mua, cùng được thừa kế mà chưa chia thì một người không tự ý định đoạt phần của người khác. Ghi đủ tên các đồng sở hữu và để họ cùng ký, hoặc có văn bản đồng ý.
Người ký thay có giấy uỷ quyền không? Nếu người ký không phải chủ, cần giấy uỷ quyền và đọc kỹ phạm vi: được ký loại hợp đồng nào, có được nhận tiền không, còn hạn không. Ghi số, ngày của giấy uỷ quyền vào phần các bên. Chuyên đề uỷ quyền có site riêng trong cụm.
Người ký đã đủ tuổi chưa? Người chưa đủ 18 tuổi chỉ được tự mình làm một số giao dịch theo độ tuổi; ngoài phạm vi đó cần người đại diện theo pháp luật đồng ý. Với món tiền đáng kể, gặp người trẻ thì hỏi thẳng và ghi ngày sinh.
Kênh gửi thông báo: dòng nhỏ quyết định chuyện đòi sau này
Hợp đồng nào kéo dài vài tháng cũng có lúc một bên phải báo cho bên kia: nhắc chậm trả, báo đổi lịch giao, báo chấm dứt. Khi có tranh chấp, câu hỏi đầu tiên thường là "đã báo chưa, báo bằng cách nào, bên kia có nhận được không". Nếu hợp đồng không ghi kênh thông báo, mỗi bên sẽ nói một kiểu: người gửi bảo đã nhắn, người nhận bảo không đọc.
Cách làm gọn: trong phần các bên, ghi một địa chỉ nhận thư bằng giấy và một kênh điện tử mà mỗi bên cam kết sẽ đọc — hộp thư điện tử hoặc tài khoản nhắn tin cụ thể. Thêm một câu: thông báo gửi tới các địa chỉ này được coi là đã nhận; ai đổi địa chỉ thì phải báo cho bên kia. Câu này không tốn chữ, nhưng giúp bạn khỏi phải chứng minh bên kia "thực sự đã đọc".
Với việc quan trọng như chấm dứt hợp đồng hay yêu cầu bồi thường, nên gửi song song hai đường: tin nhắn để báo nhanh, thư bảo đảm có báo phát để có giấy tờ. Lưu lại ảnh chụp tin nhắn kèm thời điểm gửi và biên nhận bưu điện cùng chỗ với bản hợp đồng.
Ví dụ giả định: chị Lan cho anh Tùng thuê máy bơm cả mùa khô, hợp đồng ghi rõ thông báo gửi qua tài khoản nhắn tin của hai người và địa chỉ nhà ở xã của anh Tùng. Khi anh Tùng chậm trả tiền hai đợt, chị Lan nhắn nhắc và gửi thêm một thư bảo đảm. Nhờ kênh đã ghi sẵn, anh Tùng không thể nói rằng mình không được báo.
Tình huống hay gặp và cách ghi
Một vài ví dụ giả định về cách ghi phần các bên:
| Tình huống | Nên ghi | Rủi ro nếu bỏ qua |
|---|---|---|
| Bán chiếc xe ô tô đứng tên chồng, mua trong thời kỳ hôn nhân | Bên bán gồm cả hai vợ chồng, hoặc chồng ký kèm văn bản đồng ý của vợ | Người vợ sau này phản đối giao dịch |
| Cho thuê mảnh vườn cha mẹ để lại, ba anh em chưa chia | Ghi đủ ba anh em là bên cho thuê, cùng ký | Một người không ký đòi lấy lại đất giữa vụ |
| Người ở xa nhờ em ruột bán chiếc máy cày | Ghi người em ký theo giấy uỷ quyền, ghi ngày lập và phạm vi | Không chứng minh được người em có quyền bán |
| Hai bên ở hai tỉnh vừa sáp nhập | Địa chỉ mới, kèm địa chỉ cũ trong ngoặc | Khó gửi thông báo, khó xác định nơi cư trú |
| Bên mua 17 tuổi mua chiếc xe máy | Có cha hoặc mẹ cùng ký hoặc đồng ý bằng văn bản | Giao dịch có thể bị yêu cầu tuyên vô hiệu |
Điểm chung: nghi ngờ thì ghi thêm người, đừng bớt người. Thêm một chữ ký của người đồng sở hữu không làm ai thiệt; thiếu nó có thể làm cả giao dịch lung lay.
Trình tự kiểm phần các bên trước khi ký
Năm phút kiểm trước khi đặt bút giúp tránh phần lớn rắc rối về người ký:
- Hai bên cùng đặt giấy tờ tuỳ thân bản gốc lên bàn, nhìn ảnh, đối chiếu tên và số.
- Xem giấy tờ của tài sản: tên chủ sở hữu có khớp với người ký không; nếu không khớp, hỏi lý do và giấy tờ chứng minh.
- Hỏi thẳng về tình trạng hôn nhân và đồng sở hữu khi tài sản có giá trị đáng kể.
- Nếu có người ký thay, đọc giấy uỷ quyền bản gốc, ghi lại số và phạm vi.
- Ghi địa chỉ theo tên mới, kèm tên cũ khi giấy tờ còn in tên cũ.
- Thống nhất kênh gửi thông báo và ghi vào hợp đồng.
- Đọc chéo toàn bộ phần các bên một lần cuối, sửa ngay lỗi chính tả trong tên.
Nếu bên kia từ chối cho xem giấy tờ hoặc giục ký nhanh, đó là lúc nên chậm lại chứ không phải nhanh lên.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc ghi số căn cước vào hợp đồng giữa cá nhân không?
Luật không bắt buộc với mọi hợp đồng, nhưng đây là cách chắc nhất để xác định người ký. Không có số định danh, khi tranh chấp bạn sẽ phải chứng minh người ký là ai bằng cách khác, tốn thời gian hơn nhiều.
Thẻ căn cước công dân cũ đã hết hạn thì có ký được không?
Giấy tờ hết hạn là dấu hiệu nên đề nghị bên kia dùng giấy tờ còn hạn. Với việc phải công chứng, chứng thực, nơi tiếp nhận thường yêu cầu giấy tờ còn giá trị. Với giấy tay, vẫn ký được, nhưng nên ghi số định danh để đối chiếu về sau.
Địa chỉ trên căn cước là tên cũ thì ghi theo căn cước hay theo tên mới?
Nên ghi cả hai: tên hiện hành trước, tên cũ đúng như trên giấy tờ trong ngoặc. Cách này vừa khớp giấy tờ, vừa giúp tìm đúng nơi theo bản đồ hành chính sau sắp xếp năm 2025.
Mua đồ của người đã có gia đình có cần vợ hoặc chồng họ ký không?
Với đồ dùng thông thường giá trị nhỏ thì thường không. Với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, bất động sản hoặc tài sản tạo thu nhập chủ yếu của gia đình, nên có chữ ký hoặc văn bản đồng ý của cả hai để tránh bị phản đối sau này.
Có cần ghi nghề nghiệp, quê quán vào hợp đồng không?
Không cần. Nhiều mẫu cũ có dòng nghề nghiệp, quê quán, nhưng những dòng này ít giúp xác định người. Tập trung vào họ tên, ngày sinh, số định danh và nơi cư trú là đủ.
Bên kia không muốn cho xem giấy tờ tuỳ thân thì xử lý thế nào?
Bạn có quyền không ký. Một giao dịch có tiền mà bên kia không chịu cho biết mình là ai thì rủi ro dồn hết về phía bạn. Nếu muốn tiếp tục, ít nhất nên giao dịch có người làm chứng biết rõ bên kia, và trả tiền qua tài khoản đứng tên chính người đó.