Hợp đồng đã ký chỉ được sửa đổi, bổ sung khi các bên cùng đồng ý, và theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng sửa đổi phải tuân theo hình thức của hợp đồng ban đầu. Hợp đồng gốc là giấy tay thì sửa bằng văn bản ký tay; hợp đồng gốc đã công chứng thì việc sửa đổi cũng phải làm bằng văn bản và công chứng. Một bên tự viết thêm vào bản của mình không làm thay đổi gì.
Trong đời sống, hợp đồng giữa cá nhân bị sửa thường xuyên: lùi ngày giao vì mưa bão, thêm hạng mục khi thợ đang làm, giảm giá vì món đồ có lỗi mới phát hiện. Phần lớn những thay đổi đó chỉ được nói miệng hoặc nhắn tin vội. Bài này hướng dẫn lập văn bản sửa đổi, bổ sung sao cho sau này không ai cãi được điều đã thống nhất.
Sửa đổi là một thoả thuận mới, không phải quyền của một bên
Nguyên tắc nền: hợp đồng là sự thống nhất ý chí của các bên, nên muốn đổi nó cũng cần sự thống nhất mới. Một bên không thể tự gửi thông báo "kể từ tháng sau giá thuê tăng" rồi coi như hợp đồng đã đổi, trừ khi chính hợp đồng gốc đã cho phép điều chỉnh theo một cơ chế cụ thể.
Hệ quả thực tế: nếu bên kia không đồng ý, hợp đồng cũ vẫn ràng buộc nguyên vẹn. Bên muốn đổi chỉ còn ba hướng: tiếp tục thương lượng, chấm dứt theo đúng điều khoản chấm dứt đã có, hoặc trong những trường hợp đặc biệt, viện dẫn quy định về hoàn cảnh thay đổi cơ bản.
Bộ luật Dân sự 2015 có quy định về thực hiện hợp đồng khi hoàn cảnh thay đổi cơ bản: khi có biến cố mà các bên không thể lường trước lúc ký, làm việc tiếp tục thực hiện gây thiệt hại nghiêm trọng cho một bên, bên đó có quyền yêu cầu bên kia đàm phán lại; không thoả thuận được thì có thể yêu cầu toà án giải quyết. Điều kiện áp dụng khá chặt. Giá cả lên xuống bình thường của thị trường hay một bên tính sai lúc ký thường không đủ để viện dẫn.
Những thay đổi hay gặp trong hợp đồng giữa cá nhân
Mỗi loại thay đổi dưới đây đều nên được ghi thành văn bản, dù hai bên thân nhau đến mấy:
- Đổi giá hoặc đơn giá: tăng giá thuê, giảm giá bán vì phát hiện lỗi, đổi đơn giá công thợ.
- Lùi hoặc kéo dài thời hạn: lùi ngày giao, gia hạn thời gian thuê thêm một vụ.
- Thêm hoặc bớt việc: thợ làm thêm hạng mục, bớt một phần không cần làm nữa.
- Đổi cách trả tiền: gộp hai đợt, đổi từ tiền mặt sang chuyển khoản, đổi tài khoản nhận.
- Đổi đối tượng: thay máy này bằng máy khác cùng loại, đổi mẫu đồ may.
- Thêm hoặc đổi người tham gia: thêm một người cùng thuê, người thân tiếp nhận phần nghĩa vụ. Thay đổi về người có quy định riêng về chuyển giao quyền, nghĩa vụ, nên thận trọng hơn.
- Xoá bỏ một điều khoản: bỏ điều khoản phạt, bỏ yêu cầu bảo hành.
Lưu ý: tin nhắn qua lại thể hiện rõ hai bên đồng ý vẫn có thể là chứng cứ về thoả thuận sửa đổi với hợp đồng giấy tay thông thường. Nhưng tin nhắn dễ mơ hồ, dễ mất khi đổi máy, và không cho thấy toàn cảnh. Nhắn để chốt nhanh, rồi lập văn bản để giữ lâu.
Hình thức sửa đổi theo hình thức hợp đồng gốc
Quy tắc "sửa đổi theo hình thức của hợp đồng ban đầu" áp dụng thế nào:
| Hợp đồng gốc | Văn bản sửa đổi nên là | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thoả thuận miệng | Tốt nhất lập văn bản, ghi cả nội dung cũ và nội dung mới | Nhân dịp sửa, biến thoả thuận miệng thành giấy |
| Giấy tay hai bên ký | Văn bản ký tay của tất cả các bên đã ký hợp đồng gốc | Không cần công chứng nếu gốc không cần |
| Giấy tay có chứng thực chữ ký hoặc chứng thực hợp đồng | Văn bản sửa đổi, đi chứng thực như cách đã làm với bản gốc | Hỏi nơi đã chứng thực về cách làm |
| Hợp đồng đã công chứng | Văn bản sửa đổi được công chứng, có đủ các bên đã tham gia | Thường làm ở tổ chức công chứng đã công chứng bản gốc |
Với hợp đồng thuộc loại bắt buộc công chứng, chứng thực — như chuyển nhượng đất, mua bán nhà ở — việc sửa đổi bằng giấy tay mà không công chứng có nguy cơ không được công nhận. Những hợp đồng loại đó thuộc chuyên đề nhà đất, ở đây chỉ nhắc nguyên tắc.
Lập văn bản sửa đổi, bổ sung: trình tự gọn
Văn bản sửa đổi tốt là văn bản mà người đọc không cần lật lại hợp đồng gốc vẫn hiểu điều gì đã đổi. Trình tự:
- Ghi tên văn bản: "Văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng … ký ngày …", nêu rõ hợp đồng gốc là hợp đồng nào, ký ngày nào, giữa ai.
- Ghi lại thông tin các bên như trong hợp đồng gốc; nếu địa chỉ đã đổi tên sau sắp xếp hành chính, ghi tên mới kèm tên cũ.
- Nêu lý do thay đổi bằng một hai câu. Không bắt buộc nhưng giúp hiểu ý chí các bên.
- Với mỗi thay đổi, ghi theo dạng: "Điều … của hợp đồng gốc đang ghi: … Nay sửa thành: …". Không viết chung chung kiểu "điều chỉnh giá cho phù hợp".
- Ghi ngày các thay đổi bắt đầu áp dụng, và xử lý phần đã thực hiện trước đó ra sao.
- Ghi câu "các nội dung khác của hợp đồng gốc giữ nguyên".
- Tất cả các bên đã ký hợp đồng gốc cùng ký; lập số bản bằng số bản hợp đồng gốc; ký nháy nếu nhiều trang.
- Đính kèm văn bản sửa đổi vào mỗi bản hợp đồng gốc, ghi chú trên bìa hoặc trang đầu bản gốc rằng đã có văn bản sửa đổi ngày ….
Nếu số thay đổi nhiều đến mức hợp đồng gốc chỉ còn lại vài dòng, cân nhắc lập hợp đồng mới thay thế hoàn toàn, ghi rõ hợp đồng mới thay cho hợp đồng cũ từ ngày nào và xử lý các nghĩa vụ đang dở. Hai văn bản chồng chéo khó đọc hơn một văn bản sạch.
Ví dụ giả định: thợ làm thêm hạng mục giữa chừng
Ông Bảy ở Vĩnh Long thuê anh Toàn lát lại nền nhà bếp, hợp đồng giấy tay ghi rõ diện tích, loại gạch do ông Bảy mua, tiền công trọn gói và hai đợt trả. Làm được nửa chừng, ông Bảy muốn lát thêm khoảng sân sau và nâng nền bếp cao thêm để tránh nước tràn. Hai bên nói chuyện ngay tại chỗ, thống nhất thêm tiền và thêm năm ngày.
Nếu chỉ dừng ở lời nói, vài tuần sau rất dễ phát sinh chuyện: anh Toàn nhớ phần nâng nền là việc thêm có tính tiền, ông Bảy nhớ đó là việc anh Toàn tự đề xuất để làm cho đúng kỹ thuật, nằm trong giá cũ. Ngày bàn giao cũng lệch: anh Toàn tính thêm năm ngày từ hôm bàn, ông Bảy tính từ ngày giao cũ.
Một văn bản bổ sung nửa trang tránh được cả hai câu hỏi: ghi hợp đồng gốc ngày nào; nay bổ sung hai hạng mục, mô tả mỗi hạng mục; vật liệu thêm ai mua; tiền công thêm bao nhiêu, trả vào đợt nào; ngày hoàn thành mới là ngày cụ thể; các điều khoản khác giữ nguyên. Hai bên ký, mỗi người kẹp vào bản hợp đồng của mình.
Văn bản này còn có một tác dụng ít ai nghĩ tới: nó buộc hai bên nói rõ với nhau trước khi làm, chứ không phải sau khi đã làm xong và đã có tiền nằm trên bàn.
Những lỗi làm văn bản sửa đổi mất tác dụng
Viết thêm tay vào bản gốc của mình. Một bên tự ghi bên lề "đã giảm giá còn …" vào bản mình giữ, không có chữ ký bên kia. Dòng chữ đó gần như không chứng minh được gì, còn làm người ta nghi ngờ cả bản.
Thiếu chữ ký của một bên trong hợp đồng gốc. Hợp đồng gốc có ba người cùng thuê mà văn bản sửa đổi chỉ hai người ký. Người thứ ba có thể không bị ràng buộc bởi thay đổi.
Không ghi rõ điều nào bị thay. Văn bản ghi "giá mới là …" nhưng hợp đồng gốc có cả giá theo ngày và giá trọn vụ. Không rõ giá nào đổi.
Không nói gì về phần đã làm. Đổi đơn giá giữa chừng mà không ghi áp dụng từ ngày nào, cho phần việc nào. Phần đã làm trước đó tính giá cũ hay mới thành câu hỏi.
Mâu thuẫn với điều khoản khác còn giữ nguyên. Lùi ngày giao nhưng quên rằng điều khoản phạt chậm vẫn tính theo ngày giao cũ. Đọc lại toàn bộ hợp đồng gốc để xem thay đổi có kéo theo điều khoản nào khác không.
Khi bên kia không đồng ý sửa, hoặc sửa xong lại chối
Nếu bên kia không đồng ý, hợp đồng gốc vẫn còn nguyên. Bạn có thể đề xuất phương án khác, nhờ người cả hai tin tưởng hoà giải, hoặc dùng quyền chấm dứt nếu hợp đồng gốc cho phép. Trong trường hợp có biến cố thật sự bất thường, có thể viện dẫn quy định về hoàn cảnh thay đổi cơ bản để yêu cầu đàm phán lại — trước khi làm, nên hỏi luật sư vì điều kiện áp dụng không dễ đáp ứng.
Nếu đã thống nhất sửa nhưng chỉ bằng lời, rồi sau đó một bên chối, chứng cứ quan trọng là hành vi thực tế: bên kia đã nhận tiền theo giá mới, đã giao hàng theo lịch mới, đã nhắn tin xác nhận. Gom các chứng cứ đó lại theo thứ tự thời gian. Đây chính là lý do văn bản sửa đổi đáng làm ngay khi thống nhất.
Với thay đổi có giá trị lớn, liên quan nhiều người, hoặc hợp đồng gốc đã công chứng, nên nhờ người có chuyên môn xem bản sửa đổi trước khi ký. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được xem lại bản nháp và chỉ ra chỗ có thể vênh với hợp đồng gốc, trước khi các bên đặt bút.
Câu hỏi thường gặp
Sửa hợp đồng bằng tin nhắn có giá trị không?
Với hợp đồng gốc không bắt buộc công chứng, chứng thực, tin nhắn thể hiện rõ cả hai bên đồng ý một thay đổi cụ thể có thể là chứng cứ của thoả thuận sửa đổi. Nhưng tin nhắn dễ mơ hồ và dễ mất, nên chốt lại bằng văn bản có chữ ký.
Phụ lục hợp đồng và văn bản sửa đổi khác nhau thế nào?
Phụ lục thường dùng để quy định chi tiết thêm cho hợp đồng, còn văn bản sửa đổi thay đổi điều đã thoả thuận. Trong thực tế nhiều người gọi văn bản sửa đổi là phụ lục; tên gọi không quan trọng bằng nội dung ghi rõ điều nào đổi thành gì.
Hợp đồng đã công chứng có được sửa bằng giấy tay không?
Nguyên tắc là hợp đồng sửa đổi phải theo hình thức của hợp đồng ban đầu, và pháp luật công chứng yêu cầu việc sửa đổi hợp đồng đã công chứng cũng phải được công chứng với sự đồng ý của các bên đã tham gia. Giấy tay khi đó có nguy cơ không được công nhận.
Một bên tự ý tăng giá thuê giữa chừng thì có phải trả theo giá mới không?
Nếu hợp đồng gốc không có điều khoản cho phép điều chỉnh giá và bạn không đồng ý, bạn vẫn trả theo giá cũ. Nên trả lời bằng văn bản rằng mình không đồng ý, tiếp tục trả đúng hạn theo giá đã ký và giữ chứng từ.
Muốn thêm người vào hợp đồng đang có thì làm thế nào?
Lập văn bản có chữ ký của tất cả các bên hiện tại và người mới, ghi rõ người mới nhận quyền và nghĩa vụ nào, từ ngày nào, trách nhiệm chung hay chia phần. Nếu hợp đồng gốc phải công chứng, văn bản này cũng phải công chứng.
Có nên lập hợp đồng mới thay vì sửa nhiều lần không?
Khi đã sửa nhiều lần hoặc thay đổi lớn đến mức khó đọc, lập hợp đồng mới thay thế là gọn hơn. Hợp đồng mới cần ghi rõ thay cho hợp đồng cũ từ ngày nào và các khoản tiền, nghĩa vụ đang dở được chuyển sang ra sao.