Phần giá trong hợp đồng giữa cá nhân nên trả lời đủ năm câu: tổng tiền bao nhiêu (bằng số và bằng chữ, đồng Việt Nam), giá đã gồm những gì, trả mấy đợt, mỗi đợt gắn với mốc nào, và trả bằng cách nào để có chứng từ. Thêm một câu về chuyện chậm trả, và một câu về ai chịu các khoản phí, thuế phát sinh nếu có.
Tranh chấp về tiền giữa người quen hay xoay quanh những chuyện rất nhỏ: con số viết bằng chữ thiếu một số không, tiền mặt đưa tận tay mà không ai ký nhận, đợt cuối hẹn "khi xong việc" mà không ai thống nhất thế nào là xong. Bài này đi qua từng chỗ dễ hở.
Ghi tổng giá: bằng số, bằng chữ và bằng đồng Việt Nam
Ghi cả số lẫn chữ, đọc lại khớp nhau. Ví dụ giả định: "45.000.000 đồng (bốn mươi lăm triệu đồng)". Nếu hai phần lệch nhau, sẽ phải giải thích hợp đồng để tìm ý chí thật — tranh cãi không cần thiết. Đọc to phần chữ trước khi ký là cách kiểm nhanh nhất.
Dùng đồng Việt Nam. Nguyên tắc chung của pháp luật về ngoại hối là giao dịch, thanh toán trên lãnh thổ Việt Nam giữa người cư trú với nhau không được thực hiện bằng ngoại tệ, trừ một số trường hợp được phép. Giữa hai cá nhân trong nước, ghi giá và trả bằng đồng Việt Nam là cách an toàn.
Ghi rõ giá đã gồm gì. Công vận chuyển, lắp đặt, phụ kiện, vật tư, phí giấy tờ. Một dòng "giá trên đã bao gồm…" hoặc "giá trên chưa bao gồm…" chặn trước câu hỏi "khoản này ai trả".
Với hàng theo lô, ghi đơn giá và cách tính tổng. Nông sản bán theo cân, gỗ bán theo khối: ghi đơn giá, đơn vị tính, cách cân đo, ai cân, cân ở đâu, và tổng tạm tính. Tổng thực tế chốt bằng biên bản cân đo có chữ ký hai bên.
Trả một lần hay nhiều đợt: chọn theo tình huống
Không có cách trả nào luôn tốt nhất. Bảng dưới gợi ý theo vài tình huống hay gặp (ví dụ giả định):
| Tình huống | Cách trả hay dùng | Mốc nên gắn |
|---|---|---|
| Mua món đồ cũ, giao ngay | Trả một lần khi nhận đồ | Lúc giao, có biên nhận |
| Thuê thợ sửa nhà vài tuần | Ứng một phần, trả theo hạng mục, giữ lại một phần nhỏ | Từng hạng mục xong, đợt cuối sau thời gian bảo hành ngắn |
| Thuê máy cày cả vụ | Trả trước một phần, phần còn lại khi trả máy | Ngày nhận máy và ngày trả máy có biên bản |
| Mua đồ trả dần giữa người quen | Trả theo tháng | Ngày cụ thể mỗi tháng, ghi số tiền từng kỳ |
| Đặt may đồ, chụp ảnh cưới | Đặt trước một phần, phần còn lại khi giao | Ngày thử đồ, ngày giao sản phẩm |
Nguyên tắc chung: mỗi đợt trả nên gắn với một việc mà bên kia đã làm xong và kiểm được. Trả trước quá nhiều so với phần việc đã làm khiến bên trả tiền mất thế; trả sau quá nhiều khiến bên làm việc chịu rủi ro. Cân bằng hai bên là việc của hai người khi bàn, không phải của mẫu hợp đồng.
Với hình thức đặt cọc, tiền cọc có hệ quả riêng khi một bên bỏ cuộc — chuyên mục đặt cọc trong giao dịch đời thường có bài phân biệt cọc với trả trước.
Chuyển khoản hay tiền mặt: chứng từ quyết định
Luật không cấm hai cá nhân trả cho nhau bằng tiền mặt. Vấn đề là chứng minh. Tiền mặt đưa tận tay, nếu không có biên nhận ký tên, gần như chỉ còn lời người này với lời người kia.
Chuyển khoản để lại dấu vết: số tiền, thời điểm, tài khoản gửi và nhận. Để dấu vết đó thật sự có ích, ghi trong hợp đồng số tài khoản và tên chủ tài khoản của bên nhận, đồng thời ghi nội dung chuyển tiền rõ ràng, ví dụ giả định "thanh toán đợt 2 hợp đồng thuê máy ngày…". Chuyển vào tài khoản của người khác — người thân của bên nhận chẳng hạn — chỉ nên làm khi hợp đồng ghi rõ điều đó hoặc bên nhận xác nhận bằng văn bản.
Nếu buộc phải trả tiền mặt, lập biên nhận ngay: ai nhận, nhận bao nhiêu, cho đợt nào của hợp đồng nào, ngày giờ, chữ ký người nhận. Có người làm chứng càng tốt. Chuyên đề biên nhận tiền viết tay đã có nhiều bài ở nơi khác; ở đây chỉ cần nhớ: đưa tiền mặt không biên nhận là tự bỏ chứng cứ.
Một mẹo đơn giản: sau mỗi lần trả, nhắn cho bên kia một tin xác nhận ngắn và đề nghị họ trả lời. Chuỗi tin đó, cùng sao kê, thường đủ để tái dựng lịch sử thanh toán nếu có tranh chấp.
Chậm trả tiền: nên viết gì vào hợp đồng
Bộ luật Dân sự đã có quy tắc mặc định về lãi trên số tiền chậm trả, kể cả khi hợp đồng không nói gì. Tuy vậy, ghi rõ trong hợp đồng giúp hai bên biết trước và ít cãi hơn:
- Thời gian ân hạn: chậm bao nhiêu ngày thì bắt đầu tính là vi phạm. Một vài ngày ân hạn giúp tránh căng thẳng vì những trục trặc nhỏ.
- Lãi chậm trả: nếu thoả thuận, mức lãi không được vượt trần mà Bộ luật Dân sự đặt ra cho lãi suất thoả thuận, hiện là 20%/năm; không thoả thuận thì áp dụng mức mặc định của luật, bằng một nửa mức trần đó.
- Quyền của bên kia: chậm quá một mốc nhất định thì bên kia được tạm ngừng giao phần tiếp theo, hoặc được chấm dứt hợp đồng sau khi đã báo.
- Cách nhắc: qua kênh thông báo đã ghi trong hợp đồng, có thời điểm.
- Chi phí đòi nợ: chỉ nên ghi những chi phí hợp lý, có chứng từ. Điều khoản phạt quá nặng dễ bị tranh cãi.
Phạt vi phạm và bồi thường là hai cơ chế khác nhau, và việc cộng dồn chúng có điều kiện riêng — chuyên mục điều khoản hay bẫy có bài chi tiết. Tuyệt đối không ghi các điều khoản kiểu "chậm trả thì bên kia được tự đến lấy tài sản": tự xiết đồ là con đường dẫn tới rắc rối pháp lý cho chính người đi xiết.
Bán trả dần giữa người quen: ghi từng kỳ và chuyện quyền sở hữu
Bán chiếc máy cày cũ cho người cùng xóm, cho trả dần trong năm tháng; bán lại chiếc tủ lạnh cho người thuê trọ, trừ dần vào tiền công. Kiểu giao dịch này rất phổ biến và thường chỉ được ghi một dòng "trả dần". Một dòng đó bỏ ngỏ ba câu hỏi: mỗi kỳ bao nhiêu, ngày nào, và trong lúc chưa trả hết thì món đồ thuộc về ai.
Số tiền từng kỳ và ngày trả nên ghi thành bảng nhỏ ngay trong hợp đồng: kỳ một ngày nào bao nhiêu, kỳ hai ngày nào bao nhiêu, cho đến kỳ cuối. Mỗi lần trả, hai bên đánh dấu và ký vào bảng đó, hoặc lưu chứng từ chuyển khoản tương ứng.
Về quyền sở hữu, Bộ luật Dân sự cho phép bên bán thoả thuận giữ quyền sở hữu cho tới khi bên mua trả đủ tiền. Nếu muốn như vậy, phải ghi rõ trong hợp đồng; không ghi thì quyền sở hữu với động sản thông thường thường được xác định theo thời điểm giao. Ghi thêm hệ quả nếu bên mua ngừng trả giữa chừng: trả lại đồ và tính tiền hao mòn thế nào, số đã trả xử lý ra sao. Điều khoản này phải được thực hiện qua thoả thuận hoặc qua cơ quan có thẩm quyền, không phải bằng cách tự đến lấy đồ về.
Trả dần khác vay tiền: ở đây không có khoản tiền nào được giao cho bên mua, chỉ có món đồ và nghĩa vụ trả giá theo kỳ. Nếu hai bên muốn tính thêm tiền vì trả chậm hơn trả ngay, nên ghi thành giá trả dần cụ thể và minh bạch.
Ai chịu phí, thuế và chi phí phát sinh
Nhiều giao dịch giữa cá nhân kéo theo chi phí: phí công chứng, chứng thực nếu cần; lệ phí sang tên với tài sản có đăng ký; phí chuyển khoản; tiền vận chuyển; với việc cho thuê tài sản có thu nhập đều đặn, còn có nghĩa vụ thuế của người cho thuê theo quy định về thuế đối với cá nhân. Hợp đồng không nói rõ thì mỗi khoản thành một lần mặc cả.
Cách làm gọn là thêm một dòng liệt kê: khoản nào bên bán (hoặc cho thuê) chịu, khoản nào bên mua (hoặc thuê) chịu, khoản nào chia đôi. Về thuế, nghĩa vụ thuế do luật đặt cho người có thu nhập; hai bên có thể thoả thuận ai đứng ra nộp hộ, nhưng thoả thuận đó không thay đổi việc ai là người nộp thuế theo luật. Chi tiết thuế nên hỏi cơ quan thuế hoặc tham khảo nguồn chuyên về thuế.
Một chỗ hay bị lợi dụng là ghi giá thấp hơn giá thật để giảm phí, thuế. Cách làm này vừa trái quy định, vừa đẩy bên trả tiền vào thế yếu: nếu có tranh chấp, giấy tờ chỉ chứng minh được mức giá thấp đã ghi. Ghi đúng giá thật.
Kiểm phần giá trước khi ký
Trước khi đặt bút, hai bên cùng đi qua danh sách ngắn này:
- Đọc to tổng giá bằng chữ, đối chiếu với số.
- Kiểm giá đã gồm và chưa gồm những gì.
- Cộng các đợt trả, xem có bằng tổng giá không.
- Mỗi đợt gắn với một ngày hoặc một việc đã xong, kiểm được.
- Ghi số tài khoản, tên chủ tài khoản bên nhận; thống nhất nội dung chuyển tiền.
- Nếu có tiền mặt, chuẩn bị sẵn biên nhận cho từng lần.
- Ghi ân hạn và hệ quả khi chậm trả.
- Ghi ai chịu phí, chi phí phát sinh.
Tám bước này mất chừng mười phút. Đổi lại, khi có chuyện, bạn không phải nhớ lại những gì đã nói vào một buổi chiều nào đó. Nếu một bên không muốn ghi điều gì đó về tiền ra giấy, hãy coi đó là tín hiệu cần bàn lại cho rõ trước khi ký, chứ không phải chuyện tế nhị nên bỏ qua.
Câu hỏi thường gặp
Số tiền bằng số và bằng chữ khác nhau thì theo cái nào?
Luật không đặt sẵn quy tắc ưu tiên phần nào. Khi có mâu thuẫn, hợp đồng sẽ được giải thích theo ý chí chung của các bên, dựa vào chứng từ thanh toán, tin nhắn, lời khai. Cách tốt nhất là kiểm khớp trước khi ký để không phải đến bước đó.
Có được ghi giá bằng đô la Mỹ hoặc vàng giữa hai cá nhân trong nước không?
Nguyên tắc chung là giao dịch, thanh toán trong nước giữa người cư trú dùng đồng Việt Nam; dùng ngoại tệ chỉ trong các trường hợp được pháp luật cho phép. Với vàng, cách ghi và thanh toán có những vướng mắc riêng. Muốn dùng thước đo khác đồng Việt Nam, nên hỏi người làm nghề trước.
Trả tiền mặt có biên nhận nhưng không có người làm chứng thì có giá trị không?
Có. Biên nhận có chữ ký người nhận là chứng cứ, người làm chứng chỉ làm nó vững thêm. Nếu bên nhận sau này chối chữ ký, có thể yêu cầu giám định. Biên nhận ghi rõ đợt trả và hợp đồng nào sẽ dễ dùng hơn.
Hợp đồng không ghi thời hạn thanh toán thì khi nào phải trả?
Khi không có thoả thuận, luật có quy tắc mặc định, thường gắn thời điểm thanh toán với lúc nhận tài sản hoặc lúc bên kia yêu cầu sau một thời gian hợp lý. Nhưng dựa vào quy tắc mặc định dễ phát sinh tranh cãi; nên ghi ngày cụ thể.
Chuyển khoản nhầm nội dung, không ghi hợp đồng nào thì có sao không?
Vẫn chứng minh được bằng sao kê và tin nhắn kèm theo, nhưng mất công hơn. Ngay sau khi chuyển, nhắn cho bên kia xác nhận khoản đó thuộc đợt nào của hợp đồng nào và đề nghị họ trả lời xác nhận.
Có nên ghi phạt chậm trả thật cao để bên kia không dám chậm?
Không nên. Lãi chậm trả có trần theo luật, phần vượt không được bảo vệ. Phạt quá nặng cũng khiến bên kia ngần ngại ký, hoặc dẫn tới tranh cãi về hiệu lực của điều khoản. Ân hạn hợp lý cộng quyền tạm ngừng, chấm dứt thường hiệu quả hơn.