Chia lời, chịu lỗ khi làm ăn chung: giấy không ghi tỷ lệ thì tính thế nào cho phải

Khi làm ăn chung giữa cá nhân, lời được chia và lỗ được gánh trước hết theo thoả thuận của các bên. Nếu giấy không ghi, cách hợp lý và thường được áp dụng là tính theo tỷ lệ phần đóng góp của từng người. Với nợ của người ngoài, Bộ luật Dân sự đặt nguyên tắc: trả bằng tài sản chung trước, không đủ thì từng thành viên chịu bằng tài sản riêng theo phần tương ứng với phần đóng góp, trừ khi hợp đồng hoặc luật quy định khác.

Phần khó không nằm ở nguyên tắc mà ở con số: lời là lời sau khi trừ những gì, tính vào lúc nào, ai đã tạm ứng bao nhiêu. Bài này đi qua từng câu hỏi theo thứ tự mà các nhóm làm ăn chung hay vướng, kèm một ví dụ giả định để thấy cách tính.

Lời là gì: chưa trừ đủ chi phí thì chưa có lời để chia

Nhiều cuộc cãi nhau bắt đầu từ chỗ hiểu khác nhau về chữ "lời". Người đứng quầy thấy cuối ngày thu được nhiều tiền nên nghĩ là lời nhiều; người giữ sổ biết còn phải trả tiền hàng, tiền mặt bằng, tiền điện nước, tiền sửa máy, tiền công người làm thuê, chưa kể khoản trích ra để thay máy cũ. Tiền thu về chưa phải là lời.

Bộ luật Dân sự dùng khái niệm hoa lợi, lợi tức để chỉ những gì thu được từ việc sử dụng tài sản và hoạt động hợp tác. Trong ngôn ngữ làm ăn thường ngày, phần được chia là phần còn lại sau khi đã trừ các chi phí của việc làm ăn chung trong kỳ. Thoả thuận nên liệt kê những khoản nào được tính là chi phí, đặc biệt là những khoản dễ cãi: tiền công của thành viên góp công, tiền xăng xe của người đi giao hàng, tiền ăn uống tiếp khách.

Một khoản cũng hay bị quên là khấu hao: máy móc, xe cộ mua bằng tiền góp sẽ hao mòn và đến lúc phải thay. Nếu chia hết tiền thu được mỗi kỳ mà không trích lại một phần cho việc này, đến lúc máy hỏng, các thành viên lại phải góp thêm hoặc dừng làm ăn.

Cũng nên thống nhất kỳ chia: theo tháng, theo quý, theo vụ mùa hay khi kết thúc việc. Chia quá dày khiến không có tiền dự phòng cho tháng làm ăn kém; chia quá thưa khiến người góp mất kiên nhẫn và nghi ngờ.

Ví dụ giả định: ba người, ba cách chia

Giả định một xưởng mộc nhỏ do ba người làm chung trong một năm, lời sau khi trừ chi phí là 120 triệu đồng. Anh A góp 200 triệu tiền mua máy, anh B góp 100 triệu, anh C không góp tiền nhưng làm thợ cả toàn thời gian.

Không cách nào đúng hay sai tuyệt đối. Cách nào cũng được, miễn là ba người cùng hiểu và cùng ký từ đầu. Tranh chấp chỉ nảy sinh khi mỗi người ngầm hiểu một cách khác nhau.

Giấy không ghi gì thì sao

Tìm thoả thuận ngầm qua cách làm thực tế. Nếu nhiều kỳ trước đã chia theo một cách mà không ai phản đối, cách chia đó là chứng cứ cho thấy các bên đã ngầm đồng ý. Sổ thu chi, tin nhắn xác nhận đã nhận tiền chia là căn cứ quan trọng.

Theo tỷ lệ phần đóng góp. Khi không xác định được thoả thuận nào, cách hợp lý nhất và gần với tinh thần của Bộ luật Dân sự là chia theo tỷ lệ phần đóng góp. Khó khăn khi đó lại quay về câu hỏi phần góp của mỗi người trị giá bao nhiêu, nhất là phần công sức.

Chia đều không phải là mặc định tự động. Nhiều người nghĩ không ghi thì chia đều. Trong thực tế, chia đều chỉ hợp lý khi phần góp tương đương. Người góp nhiều hơn hẳn có cơ sở để yêu cầu chia theo tỷ lệ.

Có thể nhờ hoà giải hoặc toà án xác định. Nếu không tự thống nhất được, các bên có thể nhờ hoà giải ở cơ sở, rồi mới tính đến khởi kiện. Toà án sẽ xem xét chứng cứ về phần góp và cách làm thực tế, nên ai giữ được giấy tờ sẽ ở thế tốt hơn.

Tạm ứng, rút tiền trước và các khoản cần trừ khi chia

Trong thực tế làm ăn nhỏ, hiếm khi tiền nằm yên chờ đến kỳ chia. Thành viên này cần tiền đóng học cho con thì "lấy tạm" vài triệu; thành viên kia trả hộ tiền hàng bằng tiền túi rồi chưa lấy lại. Đến cuối kỳ, nếu không ghi lại từng khoản, chẳng ai nhớ chính xác ai đã cầm bao nhiêu, và con số chia lời trở thành cuộc tranh luận về trí nhớ.

Nguyên tắc đơn giản là: mọi khoản thành viên rút ra trước kỳ chia đều ghi là tạm ứng phần lời, và sẽ trừ vào phần được chia của người đó. Mọi khoản thành viên bỏ tiền túi ra chi cho việc chung đều ghi là khoản việc chung nợ người đó, được hoàn trả trước khi tính lời. Nếu tạm ứng vượt phần lời được chia, phần vượt trở thành khoản người đó nợ lại khối tài sản chung.

Hai dòng ghi chép này nghe vụn vặt nhưng chính là chỗ hay làm vỡ quan hệ làm ăn chung giữa người thân. Ghi ngay trong ngày, có xác nhận bằng một tin nhắn trong nhóm, là đủ.

Lỗ thì ai bù và bù thế nào

Lỗ có hai mức. Mức thứ nhất là lỗ trong nội bộ: tiền thu không đủ bù chi phí, vốn góp hao dần, nhưng chưa nợ ai. Ở mức này, các thành viên chịu lỗ bằng chính phần vốn và công sức đã góp; theo nguyên tắc, phần mất được chia theo tỷ lệ góp, trừ khi thoả thuận khác. Không ai bị buộc phải góp thêm tiền chỉ vì việc làm ăn lỗ, trừ khi các bên đã cam kết như vậy.

Mức thứ hai là lỗ đến mức nợ người ngoài: tiền hàng chưa trả, tiền thuê mặt bằng còn thiếu, tiền vay để làm ăn. Lúc này nguyên tắc của Bộ luật Dân sự về trách nhiệm của thành viên hợp tác được áp dụng: trước hết dùng tài sản chung để trả; nếu không đủ, từng thành viên phải trả bằng tài sản riêng theo phần tương ứng với phần đóng góp của mình, trừ khi hợp đồng hợp tác hoặc luật có quy định khác. Đây là điểm khác lớn so với công ty trách nhiệm hữu hạn.

Từ đó, thoả thuận nên ghi: có lập quỹ dự phòng không, trích bao nhiêu phần trăm lời mỗi kỳ; khi lỗ thì dừng ở mức nào để cùng quyết định tiếp tục hay chấm dứt; ai được vay mượn nhân danh việc chung và trong hạn mức bao nhiêu.

Sổ thu chi: thứ quyết định mọi con số

Mọi cách chia lời, chịu lỗ đều vô nghĩa nếu không có sổ sách mà các bên cùng tin. Với việc làm ăn nhỏ, không cần phần mềm kế toán phức tạp; chỉ cần vài thói quen.

• Một người giữ sổ, ghi hằng ngày hoặc hằng tuần, có chứng từ kèm theo: hoá đơn, phiếu nhập hàng, ảnh chụp chuyển khoản.
• Tài khoản ngân hàng riêng cho việc làm ăn chung, không trộn với tiền tiêu dùng của gia đình người giữ tiền.
• Đối chiếu định kỳ có mặt các thành viên, ký xác nhận số dư cuối kỳ.
• Ghi rõ các khoản tạm ứng của từng thành viên để trừ khi chia lời.
• Lưu giữ sổ và chứng từ ít nhất trong suốt thời gian hợp tác và một thời gian sau khi chấm dứt.

Người giữ sổ cũng được lợi từ những thói quen này: khi có ai thắc mắc, sổ và chứng từ trả lời thay cho lời giải thích, và người giữ tiền không phải mang tiếng oan. Đề nghị ghi sổ minh bạch vì thế không nên bị coi là thiếu tin nhau.

Nếu việc làm ăn có doanh thu thường xuyên, sổ sách này cũng là cơ sở cho các nghĩa vụ kê khai với cơ quan thuế. Phần thuế nên hỏi cơ quan thuế hoặc người làm nghề, bài này không đi sâu.

Khi một người nghi ngờ con số

Nghi ngờ trong làm ăn chung là chuyện bình thường, nhất là khi một người giữ tiền và những người khác chỉ nghe báo cáo. Cách xử lý tốt nhất là đề nghị đối chiếu sổ cùng chứng từ, bằng tin nhắn hoặc văn bản, chứ không phải buộc tội ngay. Thành viên hợp tác có quyền được biết tình hình làm ăn chung, và người giữ sổ minh bạch không có lý do từ chối.

Nếu đối chiếu thấy khoản chi không có chứng từ, khoản thu bị thiếu, các bên nên lập biên bản ghi nhận chênh lệch và yêu cầu giải trình. Khi số tiền lớn hoặc có dấu hiệu một thành viên chiếm giữ tiền chung, nên hỏi luật sư trước khi chọn cách xử lý, vì cách đặt vấn đề ngay từ đầu ảnh hưởng nhiều đến khả năng lấy lại tiền.

Nhiều nhóm chọn cách luân phiên giữ sổ theo quý, hoặc để một người giữ tiền và một người khác giữ sổ. Cách chia việc này không cần đến luật, nhưng giảm đáng kể cơ hội nảy sinh nghi ngờ ngay từ đầu.

Tránh tự ý giữ lại phần chia lời của người bị nghi ngờ, tự ý lấy tài sản chung để "trừ dần". Những việc đó, dù xuất phát từ ý muốn bảo vệ mình, có thể khiến bạn trở thành bên vi phạm thoả thuận.

Câu hỏi thường gặp

Góp vốn bằng nhau nhưng một người làm nhiều hơn thì chia thế nào?

Nếu không có thoả thuận về công sức, người làm nhiều hơn khó đòi thêm phần. Vì vậy nên thoả thuận từ đầu, hoặc khi phát hiện chênh lệch thì lập phụ lục bổ sung một khoản công hay một tỷ lệ chia lời riêng cho người đó.

Có được thoả thuận một người chỉ hưởng lời, không chịu lỗ không?

Các bên có thể thoả thuận phân chia rủi ro khác nhau trong nội bộ. Tuy nhiên, người chỉ nhận một khoản cố định, không chịu rủi ro thì quan hệ gần với cho vay hơn là hợp tác, và khi đó nên xem xét cả giới hạn lãi suất của Bộ luật Dân sự.

Chủ nợ bên ngoài có đòi thẳng từng thành viên được không?

Nguyên tắc là nghĩa vụ chung được trả bằng tài sản chung trước, không đủ thì thành viên chịu theo phần đóng góp, trừ khi hợp đồng hoặc luật quy định khác. Việc chủ nợ đòi ai cụ thể phụ thuộc người đã giao dịch với họ và thoả thuận đã ký.

Làm ăn lỗ, có thành viên muốn dừng, người khác muốn tiếp tục thì sao?

Xem thoả thuận về điều kiện rút khỏi và chấm dứt hợp tác. Nếu không có, các bên cần ngồi lại để chốt sổ, tính phần của người muốn dừng. Rút vốn có quy định riêng, được viết ở bài khác trong chuyên mục này.

Lời chưa chia mà một thành viên qua đời thì sao?

Phần lời chưa chia và phần tài sản trong khối chung của người đó là di sản, chuyển cho người thừa kế theo pháp luật về thừa kế. Các thành viên còn lại nên chốt sổ tại thời điểm đó và làm việc với gia đình.