Biên bản bàn giao tài sản thuê là tờ ghi lại tình trạng món đồ lúc giao và lúc trả, có chữ ký hai bên và thường kèm ảnh, video. Luật không bắt buộc phải có biên bản, nhưng luật đặt ra một chuẩn so sánh: người thuê phải trả lại tài sản trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên. Không có biên bản thì không ai chứng minh được "tình trạng khi nhận" là gì, và mọi vết xước đều thành chuyện cãi nhau.
Bài này chỉ cách lập biên bản đủ dùng cho xe, máy móc, thiết bị và đồ dùng cho thuê giữa cá nhân: ghi những mục nào, quay video ra sao, lúc trả đối chiếu thế nào, và khi hai bên không thống nhất mức hư hỏng thì nhờ ai đánh giá. Không có mẫu "chuẩn" nào áp cho mọi món đồ; các mục dưới đây là nội dung cần có, bạn tự sắp lại cho hợp với món đồ của mình.
Vì sao tranh chấp thuê đồ thường nổ ra lúc trả
Lúc giao, hai bên đều vội: người thuê muốn mang đồ đi, người cho thuê muốn thu tiền. Không ai muốn mất mười lăm phút đi quanh một chiếc xe hay mở từng ngăn của một bộ loa. Đến lúc trả, người cho thuê nhìn món đồ bằng con mắt của chủ sở hữu và thấy mọi khuyết điểm; người thuê thì tin rằng những vết đó đã có từ trước. Cả hai có thể đều thật lòng.
Bộ luật Dân sự chia trách nhiệm theo một nguyên tắc dễ hiểu: người thuê không chịu hao mòn tự nhiên, nhưng phải bồi thường nếu làm mất, làm hư hỏng tài sản hoặc làm giảm giá trị tài sản ngoài mức hao mòn đó. Để áp nguyên tắc này, phải biết tài sản lúc giao ra sao. Biên bản lập lúc giao chính là chứng cứ cho điểm xuất phát.
Ngoài ra, biên bản còn bảo vệ người thuê theo hướng ngược lại. Nếu món đồ có lỗi sẵn mà người thuê không biết, như phanh yếu, dây điện nứt, thì người thuê có quyền đòi bên cho thuê sửa hoặc giảm tiền thuê. Ghi lỗi đó vào biên bản ngay khi nhận giúp người thuê không bị đổ trách nhiệm về sau và có căn cứ đòi quyền lợi.
Hao mòn tự nhiên và hư hỏng: ranh giới nằm ở đâu
Hao mòn tự nhiên là sự giảm chất lượng do dùng đúng cách trong thời gian bình thường: lốp mòn theo quãng đường đã chạy, ghế ngồi bạc màu nhẹ, lưỡi cắt cùn dần sau nhiều giờ làm việc, nhớt máy cần thay theo số giờ chạy. Luật không bắt người thuê đền phần này vì nó đã được tính vào tiền thuê.
Hư hỏng do người thuê là thiệt hại phát sinh do dùng sai cách, dùng quá công suất, bảo quản kém hoặc tai nạn: vết móp do va chạm, động cơ cháy vì chạy thiếu nhớt, loa rè do mở quá công suất, vải bị cháy lỗ do tàn thuốc. Phần này người thuê phải bồi thường, kể cả khi không cố ý.
Vùng xám ở giữa là những thứ có thể xảy ra trong lúc dùng bình thường nhưng cũng có thể do bất cẩn: vết xước nhỏ trên thân máy, dây sạc bị gập, một con ốc bị lỏng. Với vùng này, tờ thoả thuận nên nói trước cách xử lý, ví dụ vết xước dưới một độ dài nhất định coi là hao mòn, hoặc phụ kiện nhỏ thất lạc thì người thuê mua bù đúng loại.
Điều kiện dùng đã báo trước cũng ảnh hưởng tới ranh giới. Máy cày thuê cho ruộng sâu, đất sét sẽ mòn nhanh hơn máy cày đất cát. Nếu bên cho thuê biết trước nơi dùng và vẫn cho thuê, mức mòn tương ứng với điều kiện đó khó bị coi là lỗi người thuê. Vì vậy biên bản nên ghi cả mục đích và nơi dùng.
Biên bản lúc nhận nên có những mục nào
Một biên bản đủ dùng không cần dài. Các mục dưới đây áp cho phần lớn tài sản; với món đồ cụ thể, bạn thêm hoặc bớt cho hợp.
- Thời điểm và nơi giao: giờ, ngày, địa chỉ; ai giao, ai nhận, có người chứng kiến hay không.
- Nhận dạng tài sản: tên, nhãn hiệu, đời máy, màu, biển số, số khung, số máy hoặc số sê-ri. Thông tin này giúp chứng minh món trả lại đúng là món đã nhận.
- Chỉ số lúc giao: số công-tơ-mét, số giờ chạy máy, mức nhiên liệu, mức pin. Không có chỉ số này thì không tính được hao mòn hay phụ phí vượt mức.
- Tình trạng bên ngoài: liệt kê từng vết xước, móp, nứt đã có, kèm vị trí và kích thước ước lượng.
- Tình trạng vận hành: đã chạy thử chưa, chạy thử những chức năng nào, có tiếng lạ hay đèn báo nào không.
- Phụ kiện và giấy tờ đi kèm: chìa khoá, dây sạc, mũ bảo hiểm, túi đựng, giấy đăng ký, giấy bảo hiểm, sách hướng dẫn.
- Dẫn chiếu tới ảnh, video: ghi số lượng ảnh, thời điểm quay và nơi lưu.
- Chữ ký hai bên và dòng ghi chú cho những điểm hai bên chưa thống nhất.
Nếu bên cho thuê đưa sẵn biên bản đã in, người thuê nên đọc kỹ mục tình trạng. Biên bản ghi chung chung "xe tốt, không trầy xước" trong khi xe có vết thì người thuê phải ghi bổ sung bằng tay trước khi ký, không nên ký rồi mới chụp ảnh riêng.
Điểm cần ghi theo từng loại tài sản
Mỗi loại tài sản có những chỗ hay sinh chuyện. Bảng dưới gợi ý điểm cần ghi lúc nhận và những tranh cãi thường gặp lúc trả.
| Loại tài sản | Ghi kỹ lúc nhận | Tranh cãi thường gặp lúc trả |
|---|---|---|
| Ô tô, xe máy | Số công-tơ-mét, mức xăng, tình trạng lốp, vết trên thân và kính, đèn báo trên bảng đồng hồ | Vết xước mới hay cũ, la-zăng cong, quãng đường vượt mức |
| Máy phát điện, máy cắt cỏ, máy khoan | Số giờ chạy, dầu nhớt, dây và phích cắm, nắp che, lưỡi cắt | Máy khó nổ, cháy cuộn dây, lưỡi gãy |
| Máy cày, máy xới, máy bơm nước | Tình trạng dàn xới, xích, bánh, ống hút, số giờ máy | Mòn dàn xới, nứt vỏ, thiếu phụ tùng nhỏ |
| Loa, âm ly, đèn sân khấu | Chạy thử từng kênh, dây tín hiệu, vỏ loa, số bóng đèn | Loa rè, dây đứt, thiếu dây, vỏ móp |
| Bàn ghế, rạp, đồ trang trí tiệc | Số lượng từng loại, vết bẩn, gãy, rách có sẵn | Thiếu số lượng, vải dính vết bẩn khó giặt, chân bàn cong |
Với đồ có số lượng nhiều như bàn ghế, ly chén, việc đếm và ghi số lượng quan trọng hơn mô tả từng chiếc. Hai bên nên cùng đếm lúc giao và lúc trả; nhầm số lượng là nguyên nhân tranh chấp hàng đầu của loại đồ này.
Quay video và chụp ảnh sao cho có giá trị chứng minh
Ảnh và video chỉ có ích khi người xem thứ ba hiểu được và tin được. Một số thói quen nhỏ khiến chúng chặt chẽ hơn nhiều.
- Quay liền một mạch, không cắt ghép, bắt đầu bằng cảnh tổng thể rồi đi quanh tài sản theo một chiều.
- Quay hoặc chụp thêm cảnh có cả hai bên hoặc nơi giao nhận, để chứng minh thời điểm và địa điểm.
- Dừng lại ở từng vết đã có, quay cận cảnh đủ lâu để thấy rõ, có thể đặt một vật quen thuộc bên cạnh để hình dung kích thước.
- Quay bảng đồng hồ hoặc chỉ số máy, quay cảnh chạy thử chức năng chính.
- Gửi ngay ảnh, video cho bên kia qua tin nhắn để cả hai cùng giữ bản có thời gian gửi; cách này khó bị nghi là quay sau.
- Lưu bản gốc, không chỉnh màu, không nén lại; giữ tới khi hai bên đã quyết toán xong và hết thời gian có thể phát sinh khiếu nại.
- Lúc trả, quay lại theo đúng trình tự đã quay lúc nhận để dễ so sánh từng điểm.
Video không thay được chữ ký. Nó là chứng cứ bổ trợ cho biên bản, giúp làm rõ những điểm biên bản ghi ngắn.
Lúc trả: đối chiếu, ghi tồn tại và quyết toán
Biên bản trả lại nên lập ngay tại chỗ, đối chiếu từng mục với biên bản nhận: chỉ số, tình trạng ngoài, vận hành, phụ kiện. Vết nào đã có từ lúc nhận thì gạch bỏ; vết mới thì ghi rõ và để hai bên ký. Nếu chưa thống nhất được mức hư hỏng, hãy ghi thẳng câu "hai bên chưa thống nhất về nguyên nhân và mức thiệt hại của điểm này" thay vì để trống, để sau này không bên nào bảo bên kia đã chấp nhận.
Tiền đặt cọc hay ký quỹ nên được quyết toán dựa trên biên bản trả. Bên cho thuê chỉ nên giữ lại phần tương ứng với hư hỏng đã ghi nhận, có ước tính chi phí sửa, và hoàn phần còn lại. Giữ toàn bộ khoản cọc vì một vết xước nhỏ dễ biến một chuyện vài trăm nghìn thành tranh chấp kéo dài.
Nếu món đồ cần kiểm tra kỹ hơn mới biết có hỏng bên trong hay không, như máy khó nổ, loa có tiếng rè khi mở lớn, hai bên nên ghi thời hạn kiểm tra cụ thể, ví dụ trong hai ngày, và cách báo kết quả. Không có thời hạn, bên cho thuê có thể báo hỏng sau nhiều tuần, khi không còn ai chứng minh được hỏng xảy ra lúc nào.
Khi hai bên không thống nhất mức hư hỏng
Cách nhanh nhất là cùng nhờ một người thứ ba có nghề xem: một thợ sửa xe, thợ máy, thợ điện mà cả hai cùng chấp nhận. Người này đánh giá nguyên nhân hỏng là do dùng sai hay do hao mòn, và ước tính chi phí sửa. Hai bên nên thoả thuận trước là sẽ theo kết luận của người đó, ai chịu chi phí kiểm tra.
Với tài sản có giá trị lớn như ô tô, máy công trình, có thể thuê một tổ chức giám định hoặc thẩm định giá độc lập. Kết luận của họ là chứng cứ có trọng lượng khi phải đưa ra hoà giải ở cơ sở hay khởi kiện. Trước khi sửa, bên cho thuê không nên tự đem đi sửa ngay mà chưa báo bên thuê, vì làm vậy là xoá mất hiện trạng.
Nếu vẫn không thoả thuận được, hai bên có thể nhờ tổ hoà giải ở thôn, tổ dân phố, hoặc cuối cùng là khởi kiện tại toà án. Trình tự đòi bồi thường khi bên kia không chịu trả được trình bày ở danh mục "khi bên kia không giữ lời" của trang. Ở giai đoạn này, biên bản bàn giao lúc nhận, video và tin nhắn chính là bộ chứng cứ quyết định ai đúng.
Câu hỏi thường gặp
Không lập biên bản lúc nhận thì lúc trả bên cho thuê đòi đền có được không?
Bên cho thuê vẫn có quyền đòi, nhưng phải chứng minh hư hỏng mới phát sinh trong thời gian thuê. Không có biên bản và ảnh lúc giao, việc chứng minh khó hơn nhiều. Bên thuê cũng không vì thiếu biên bản mà được miễn trách nhiệm nếu có chứng cứ khác như tin nhắn, người làm chứng.
Vết xước nhỏ trên xe thuê có bị tính là hư hỏng không?
Tuỳ thoả thuận và mức độ. Vết rất nhỏ, khó thấy thường được coi là hao mòn trong dùng bình thường. Vết rõ, cần sơn lại thì thường bị coi là hư hỏng do người thuê. Tốt nhất là hai bên ghi trước trong thoả thuận cách xử lý vết xước nhỏ để tránh cãi.
Ảnh chụp trên điện thoại có được dùng làm chứng cứ khi kiện không?
Ảnh và video là nguồn chứng cứ được chấp nhận nếu xác định được nguồn gốc và không bị chỉnh sửa. Bạn nên giữ bản gốc trên máy, giữ tin nhắn đã gửi ảnh cho bên kia, và khi cần có thể lập vi bằng hoặc nhờ người làm chứng xác nhận. Ảnh đã chỉnh sửa, cắt ghép sẽ mất giá trị.
Người thuê có phải chịu chi phí bảo dưỡng định kỳ trong thời gian thuê không?
Theo quy tắc mặc định, người thuê lo bảo quản, bảo dưỡng và sửa chữa nhỏ, như thay nhớt khi đến kỳ, bơm lốp. Sửa chữa lớn không do lỗi người thuê thuộc bên cho thuê. Với thuê ngắn ngày, hai bên thường thoả thuận bên cho thuê bảo dưỡng trước khi giao để không phát sinh việc này.
Có nên ký biên bản trả khi chưa kịp kiểm tra kỹ món đồ không?
Bên cho thuê nên ghi rõ những điểm chưa kiểm tra được và thời hạn kiểm tra thêm, rồi mới ký. Ký biên bản ghi "đã nhận đủ, tình trạng tốt" khi chưa kiểm tra sẽ khiến việc đòi bồi thường về sau rất khó, vì chính chữ ký của mình đã xác nhận.
Mất một phụ kiện nhỏ như dây sạc thì tính bồi thường thế nào?
Nguyên tắc là bồi thường thiệt hại thực tế, thường là giá mua một phụ kiện cùng loại, cùng chất lượng tại thời điểm bồi thường. Người thuê có thể mua bù đúng loại thay vì trả tiền nếu bên cho thuê đồng ý. Hai bên nên ghi cách xử lý này vào biên bản trả.